Pour faciliter le quotidien de ses utilisateurs, La Poste a développé une offre de coffre-fort numérique : Digiposte. Gestion en ligne simple et sécurisée de documents importants, simplification de la réception de factures, envoi de fichiers avec traçabilité… ce service présente toutes sortes d’avantages. Découvrez ci-après l’essentiel sur cette solution.
Digiposte de La Poste : c’est quoi ?
Digiposte est le nom donné au coffre-fort numérique lancé par La Poste en 2011. Ce service permet de dématérialiser des documents sensibles (fiches de paie, factures, relevés de compte bancaire, etc.) et de les archiver dans un espace virtuel sécurisé. Il donne aussi aux utilisateurs la possibilité de recevoir et de partager des fichiers au format numérique. Qui plus est, il donne accès à une boîte aux lettres électronique.
Tout comme le coffre-fort numérique Nibelis, Digiposte est certifié suivant la norme AFNOR NF Z42-013 concernant l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques dans des conditions qui en assurent l’intégrité. Cette solution est aussi conforme à la norme NF Z42-025 portant sur la gestion des bulletins de paie électroniques. De plus, elle respecte la norme ISO 15489 relative à l’archivage de documents proprement dit.
En outre, ce service bénéficie du label FNTC-TA dédié aux services de tiers archivage. Il est possible d’y accéder depuis le Web comme depuis l’application mobile Digiposte.
Comment activer votre compte ?
Pour pouvoir utiliser le coffre-fort numérique de La Poste, vous devez commencer par créer un compte. Pour ce faire, remplissez le formulaire d’inscription disponible sur le site officiel Digiposte.
Une fois votre compte créé, un lien d’activation sera envoyé dans votre boîte de messagerie électronique. Cliquez sur « Confirmer mon adresse e-mail » pour finaliser votre inscription. Si vous n’avez pas reçu de mail d’activation, rendez-vous dans vos spams. Le message tombe parfois dans les courriers indésirables. Au cas où vous n’y trouveriez toujours pas le mail, contactez le service client de Digiposte.
Comment fonctionne Digiposte ?
Digiposte vous permet de collecter et de sauvegarder automatiquement des documents administratifs. Pour ce faire, vous devez juste relier votre compte Digiposte au site de votre opérateur téléphonique, de votre fournisseur d’énergie, de votre centre fiscal, de votre banque, etc. De cette manière, vous recevrez directement dans votre coffre-fort numérique personnel vos factures de téléphone, vos factures d’énergie, vos avis d’imposition, vos relevés bancaires, etc.
Grâce à ce service, vous pouvez aussi déposer n’importe quel document provenant de vos appareils sur l’espace de stockage dédié. Pour cela, il suffit de le numériser avec le scanner mobile de l’application Digiposte et de l’enregistrer dans votre coffre-fort électronique.
Par ailleurs, Digiposte vous donne la possibilité d’envoyer des fichiers par mail ou par SMS. Tout d’abord, il est nécessaire de choisir un mode de partage. Ensuite, il faut définir un code de sécurité ainsi qu’une date d’expiration pour les documents. Une fois que c’est fait, il ne vous reste plus qu’à réaliser le partage.
Enfin, vous pouvez utiliser Digiposte pour simplifier vos différentes tâches administratives. Concrètement, vous n’avez qu’à sélectionner une tâche (renouvellement de carte d’identité, procuration pour retirer un colis, etc.). L’outil rassemblera les documents correspondants dans le coffre-fort numérique pour constituer un dossier.
Un service pour entreprise ou particulier ?
Le service Digiposte s’adresse aussi bien aux entreprises qu’aux particuliers. D’ailleurs, les structures de toute taille qui souhaitent mettre en place un coffre-fort numérique peuvent y recourir. Cette solution fluidifie la gestion de la paie, notamment en facilitant l’envoi des bulletins de salaire aux collaborateurs. Digiposte permet également aux entreprises de gérer de manière optimale le partage de documents avec les entités avec lesquelles elles collaborent. En plus de procurer un gain de temps considérable, ce service favorise les économies. Sur le plan juridique, les documents dématérialisés affichent la même valeur légale que ceux au format papier.
Comparaison entre offre pro et particulier
Pour les particuliers, Digiposte constitue une solution simple et sécurisée pour recevoir des documents importants et les stocker en ligne. Ce service a aussi l’avantage de leur permettre de numériser tous les documents qu’ils veulent convertir au format électronique. En outre, il propose des fonctionnalités utiles telles que l’archivage de fichiers via un système de classement automatique ou encore les alertes d’expiration de documents. Toute personne physique peut souscrire le service Digiposte. Les moins de 15 ans doivent toutefois fournir une autorisation parentale.
Comment est sécurisé ce service de La Poste ?
À l’instar de MyPeopleDoc, Digiposte garantit la sécurité et l’intégrité des documents qui y sont stockés. En effet, le service de La Poste repose sur un système d’authentification performant. Outre l’adresse mail et le mot de passe, l’utilisateur peut ajouter un autre facteur d’authentification pour renforcer la sécurité de l’accès à son coffre-fort numérique. Cette option n’est cependant disponible que sur Internet. S’il la souscrit, l’utilisateur recevra par SMS un code à usage unique chaque fois qu’il voudra se connecter à son compte.
Il faut aussi savoir que Digiposte trace tous les envois, quelle qu’en soit la destination. La traçabilité est essentielle dans le cadre des échanges de documents électroniques, car leur pérennité en dépend.
Les avantages de l’application Digiposte
L’un des principaux avantages de l’application est son accessibilité. Vous pouvez accéder à l’application depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. En effet, l’application mobile est disponible sur Android, mais également sur iOS.
La sécurisation des données est cruciale pour cette dernière. Elle met en place des dispositifs de sécurisation plus stricts pour protéger vos données. Avec la fonctionnalité Digiposte Access, simplifiez le partage de vos documents en toute sécurité. Par exemple, si vous souhaitez partager des relevés bancaires avec votre comptable, vous pouvez lui donner un accès spécifique via Digiposte Access, sans lui donner accès à l’ensemble de vos autres fichiers.
Un autre avantage important est son service d’archivage à validité prouvée et reconnue. Cela signifie que les documents stockés sur la plateforme bénéficient d’une valeur légale équivalente à celle des papiers originaux et physiques.
C’est particulièrement utile pour les papiers juridiques ou les justificatifs importants qui nécessitent une preuve de validité. Pour garantir l’intégrité et la valeur probante des documents, Digiposte Access met en place plusieurs mesures de sécurité et de certification.