Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à utiliser un coffre-fort numérique. Cet outil joue un rôle essentiel dans le cadre de la dématérialisation des documents et des données. À quoi sert-il exactement ? Quels sont ses avantages ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur le coffre-fort numérique.
Un coffre-fort numérique, c’est quoi ? La définition
Un coffre-fort numérique, également connu sous le nom de coffre-fort électronique ou d’e-coffre-fort, est un espace de stockage virtuel et personnel de documents sensibles comme des fiches de paie, des contrats, des factures, etc. Il est accessible uniquement par son propriétaire par le biais d’un système d’identification sécurisé. Ce service ne permet donc aucune intrusion.
Le propriétaire d’un coffre-fort numérique peut par exemple être un salarié. Ce dernier est le seul en mesure d’accéder aux documents et données stockés. Ni son employeur ni le prestataire de service ne peut les consulter. Même s’il quitte son entreprise, l’employé conserve l’accès à son coffre-fort électronique personnel.
Les entreprises ne sont pas obligées de mettre en place un coffre-fort numérique. Cela dit, cette solution s’avère aujourd’hui indispensable, car elle permet de s’aligner sur les dispositions du RGPD (règlement général sur la protection des données) et de la loi Travail.
Comment fonctionne un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique a pour principale fonction de permettre la dématérialisation, l’archivage ainsi que la centralisation de documents en ligne. Sa capacité étant importante, il est possible d’y sauvegarder un grand volume de données.
Pour procéder au stockage, l’utilisateur n’a qu’à envoyer les fichiers qu’il souhaite archiver depuis son ordinateur vers son coffre-fort électronique. Une fois les documents transférés, ils sont scellés par signature électronique. Un horodatage, permettant de certifier la date du dépôt, s’opère ensuite. Enfin, il s’effectue un calcul d’empreinte numérique qui a pour but de garantir la non-modification des documents dans le temps.
Pour accéder à ses données par la suite, l’utilisateur doit se connecter à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone et saisir dans les champs prévus à cet effet son identifiant ainsi que son mot de passe. Il se peut aussi qu’il doive renseigner un code de sécurité délivré par SMS s’il a choisi cette option de sécurité complémentaire.
Quelles normes doit respecter un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique doit respecter plusieurs normes, à savoir :
- La norme NF Z42-020. Elle indique que le coffre-fort électronique présente les fonctionnalités attendues et qu’il est capable de garantir l’intégrité dans le temps des documents et des données qui y sont conservés ;
- La norme NF Z42-025. Elle valide le respect du processus de gestion de fiches de paie dématérialisées par le coffre-fort numérique ;
- La norme NF Z42-026. Elle valide les conditions de numérisation d’un document pour garantir l’équivalence entre le format papier et le format électronique ;
- La certification ISO 27001. Elle atteste que le prestataire de coffre-fort numérique dispose d’un SMSI (système de management de la sécurité des informations) fiable ;
- La certification AFNOR NF 203. Elle atteste de façon indiscutable et impartiale la qualité et la conformité de l’e-coffre-fort ;
- La certification ISO/CEI 27001. Elle assure que l’entreprise qui fournit le coffre-fort numérique se conforme aux standards internationaux relatifs à la sécurité des systèmes d’informations ;
- La norme eIDAS. Elle atteste que le coffre-fort électronique applique un système d’identification électronique favorisant la confiance dans les fichiers stockés grâce à l’interopérabilité entre différents systèmes ;
- L’agrément SIAF. Elle indique que le prestataire de coffre-fort numérique est habilité à conserver des archives publiques.
Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique ?
Il s’avère judicieux pour une entreprise d’utiliser un coffre-fort numérique, car cette solution lui permet de rassembler tous ses documents RH au même endroit. Elle offre de ce fait un gain de place notable. En effet, il ne sera plus nécessaire d’affecter des locaux au stockage de documents. Par ailleurs, l’utilisation de ce service procure un gain de temps considérable étant donné que l’utilisateur n’aura aucun mal à retrouver des documents.
D’autre part, la mise en place d’un coffre-fort électronique aide une entreprise à améliorer son image. Elle séduira davantage les talents habitués aux outils digitaux et aux démarches en ligne. Dans le même temps, elle renverra l’image d’une structure plus respectueuse de l’environnement sachant que l’usage d’un e-coffre-fort réduit considérablement la consommation de papier.
Quels sont les avantages d’utilisation d’un coffre-fort numérique ?
L’utilisation d’un coffre-fort numérique présente de nombreux bénéfices. Tout d’abord, l’intégrité des documents qui y sont conservés est préservée, ce qui en garantit la recevabilité juridique. Par ailleurs, cette solution hautement sécurisée permet de se protéger contre la cybermalveillance.
Les documents stockés dans un coffre-fort électronique sont également :
- Pérennes et lisibles dans le temps ;
- Préservés contre les erreurs de manipulation ;
- Parfaitement traçables.
Les principaux coffres-forts numériques
Plusieurs solutions se démarquent parmi les offres de coffre-fort numérique qu’il est possible de trouver sur le marché. Digiposte est l’une d’entre elles. Il s’agit du coffre-fort électronique de La Poste. Cet outil a pour spécificité de permettre à l’utilisateur de simplifier sa gestion administrative personnelle. Par exemple, il peut s’en servir pour recevoir ses factures, ses avis d’imposition ou encore ses relevés bancaires. Il a également la possibilité d’envoyer ses documents à des tiers sans courir aucun risque grâce à un lien de partage sécurisé.
MyPeopleDoc sort aussi du lot. Reposant sur un modèle cloud ultra-sécurisé, ce coffre-fort numérique révolutionne la gestion des documents RH. En effet, il permet d’améliorer considérablement les conditions des collaborateurs, ce qui optimise leur productivité.
Nibelis est un autre service qui mérite une mention particulière. Cette solution combine coffre-fort électronique et logiciel de paie. Les avis sur Nibelis montrent que la majorité des utilisateurs en sont satisfaits.