Depuis l’adoption de la loi Travail en 2016, la mise en place d’un coffre-fort numérique s’est progressivement démocratisée au sein des entreprises. Quels sont les prérequis pour recourir à cette solution ? Comment choisir son coffre-fort numérique ? Quels avantages peut-on en tirer ? Réponses !
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique ou coffre-fort électronique est un espace de stockage en ligne dans lequel les utilisateurs peuvent archiver des documents importants. Ce service étant hautement sécurisé, les données sensibles peuvent y être conservées en toute sûreté.
Il faut savoir que même l’hébergeur ne peut pas accéder aux données stockées dans un coffre-fort numérique. Celles-ci sont cryptées et ne peuvent être consultées qu’avec une clé de déchiffrement détenue par l’utilisateur uniquement. L’adoption d’un tel service offre plusieurs garanties, à savoir l’intégrité, la confidentialité, la pérennité et la traçabilité des documents.
Quels sont les prérequis nécessaires à la mise en œuvre et l’utilisation d’un coffre-fort numérique ?
Avant de mettre en place et d’utiliser un coffre-fort numérique, il est nécessaire de vérifier plusieurs aspects. Pour une offre, vous devez notamment vous pencher sur :
- Le type d’espace de stockage proposé et les conditions d’utilisation ;
- Les processus et mécanismes utilisés (signature électronique, horodatage, etc.) ;
- La politique de confidentialité ;
- La conformité du service fourni aux exigences stipulées par l’article L. 103 du Code des postes et des communications électroniques.
Le prestataire de coffre-fort numérique est tenu de mettre ces informations à votre disposition. Il doit aussi fournir un contrat comportant les mentions obligatoires suivantes :
- Les modalités de récupération des documents ;
- Les conditions dans lesquelles le prestataire est susceptible de transformer le format dans lequel des documents ont été déposés dans le coffre-fort électronique ;
- Les éventuels frais exigibles lorsque les demandes de récupération sont excessives.
Pour pouvoir utiliser un coffre-fort numérique, vous devez consentir expressément à ces conditions. Autre prérequis, le prestataire de service est tenu de vous garantir un accès exclusif à vos documents et données.
Les normes de référence pour un coffre-fort électronique adapté
Un coffre-fort numérique doit idéalement être conforme à :
- La norme NF Z42-020 relative à la garantie d’intégrité dans le temps des documents stockés ;
- La norme NF 42-025 qui valide le respect du processus de gestion des bulletins de paie dématérialisés par le coffre-fort électronique ;
- La norme NF Z42-026 qui valide les conditions de numérisation des documents pour assurer l’équivalence entre leur format papier et leur format électronique ;
- La certification ISO 27001 qui garantit la fiabilité du système de management de la sécurité des informations du prestataire de coffre-fort numérique ;
- La certification AFNOR NF 203 Logiciel qui atteste de façon indiscutable et impartiale la qualité ainsi que la conformité du coffre-fort électronique ;
- La certification ISO/CEI 27001 qui assure le respect des standards internationaux en matière de sécurité des systèmes d’informations par le prestataire de service ;
- La norme eIDAS qui assure l’application par le coffre-fort numérique d’un système d’identification électronique favorisant la confiance dans les documents stockés grâce à l’interopérabilité entre différents systèmes ;
- L’agrément SIAF qui prouve l’habilitation du prestataire à conserver des archives publiques.
Comment choisir son coffre-fort numérique ?
Les offres de coffre-fort numérique se font de plus en plus nombreuses. Pour choisir votre solution, vérifiez tout d’abord que celle-ci respecte les normes citées précédemment. Il faut aussi qu’elle soit conforme au RGPD (règlement général sur la protection des données) comme c’est le cas de MyPeopleDoc.
Par la suite, assurez-vous que la solution qui vous intéresse peut être intégrée à votre logiciel de paie. Cet aspect est important, car le coffre-fort numérique est censé simplifier le processus de paie dans une entreprise (grâce à l’envoi automatique des bulletins de salaire par exemple). Pour faciliter votre choix, vous pouvez tout simplement opter pour Nibelis, un logiciel de paie qui intègre nativement un coffre-fort numérique.
Enfin, portez une attention particulière à la capacité de stockage de la solution. Celle-ci doit répondre à vos besoins. Pour éviter de vous tromper dans le choix de votre coffre-fort électronique, misez sur des valeurs sûres comme MyPeopleDoc, Nibelis ou encore Digiposte.
Quels usages pour les professionnels avec un coffre-fort numérique ?
Il existe de multiples usages que les professionnels peuvent faire d’un coffre-fort numérique. Si vous êtes dirigeant d’entreprise, vous pouvez notamment vous en servir pour partager des documents avec vos différents interlocuteurs. Ceux-ci étant centralisés dans un unique endroit, vous n’aurez aucun mal à les trouver.
De son côté, l’expert-comptable peut facilement disposer de tous les documents qui lui sont nécessaires pour travailler grâce au coffre-fort électronique. Il peut s’agir de factures, de relevés bancaires de l’entreprise ou de toute autre pièce comptable.
Pour leur part, les salariés ont la possibilité d’accéder depuis un espace personnel et sécurisé à leurs fiches de paie, leur contrat de travail, leur solde de tout compte, l’attestation employeur, etc. En somme, le coffre-fort numérique leur permet d’avoir à portée de main tous les documents dont ils peuvent avoir besoin.
Quels sont les avantages ?
Grâce au coffre-fort numérique, vous bénéficierez d’un gain de place et de temps considérable. Qui plus est, vous réaliserez de belles économies sachant que vous gagnerez en moyenne 10 à 30 centimes par mois par document non imprimé. Vous éviterez également les risques de perte ou de dégradation des documents.
En parallèle, vous valoriserez votre marque employeur en renvoyant l’image d’une entreprise écoresponsable et moderne. Vous augmenterez aussi vos chances d’attirer les jeunes talents, ces derniers accordant une grande importance à la dématérialisation de la vie administrative.
Les avantages d’un coffre-fort électronique sont nombreux et indéniables. N’hésitez donc pas à instaurer cette solution !