MyPeopleDoc est un portail RH visant à faciliter le processus de dématérialisation et d’automatisation des entreprises. La plateforme permet notamment de numériser et d’archiver tous les documents importants pour le service RH. Les salariés, quant à eux, bénéficient d’un système de stockage sécurisé pour les fiches de paie et autres certificats. Vous avez toutefois besoin d’un compte actif pour profiter de ses atouts.
Comment bénéficier d’un compte opérationnel sur la plateforme ?
Les salariés peuvent créer facilement un coffre-fort numérique MyPeopleDoc. Il suffit de se rendre sur la plateforme d’archivage électronique et de digitalisation des processus RH. Une fois sur la page, inscrivez-vous puis cliquez sur le bouton Demander une invitation. Renseignez ensuite votre adresse mail dans l’interface dédiée et confirmez la demande.
À ce stade, vous disposez déjà d’un compte, mais vous avez besoin d’un code d’activation pour pouvoir l’utiliser. Il sera envoyé par votre employeur à l’adresse mail indiquée lors de l’inscription. Ce code à usage unique n’est toutefois valable que 30 jours après la réception. Au-delà, l’équipe RH devra en générer un autre pour garantir l’intégrité des données et la traçabilité des connexions.
En réponse à votre demande d’invitation, vous devriez recevoir un lien ou une adresse dans votre boîte email. Utilisez l’URL ou l’adresse mail et le mot de passe fournis par l’entreprise. PeopleDoc confirmera ensuite l’activation du compte par courrier électronique. Dès lors, ce coffre-fort virtuel pourra archiver vos documents numériques (bulletins de paie, certificats de travail, courriers professionnels, etc.).
Que faire en cas de changement d’entreprise ?
Le coffre-fort numérique MyPeopleDoc est lié à l’employé. Il contient en effet divers fichiers numériques personnels (identité numérique, copies de contrats, fiches de paie électronique, attestations, etc.). Ainsi, le salarié peut garder cet espace de stockage sécurisé, même en quittant un établissement en particulier. L’employeur désactivera seulement la synchronisation avec le coffre numérique de l’entreprise.
Après votre départ, vous pourrez continuer à consulter et télécharger les documents administratifs conservés dans le coffre. Ce dernier est par ailleurs réutilisable auprès d’un autre établissement utilisant la solution RH MyPeopleDoc.
Vous pouvez aussi supprimer définitivement votre compte, si vous le souhaitez. Pour ce faire, ouvrez votre espace personnel. Rendez-vous dans l’onglet Paramètres, puis cliquez sur Supprimer mon compte. Appuyez ensuite sur Je veux supprimer mon compte et confirmez. Enfin, renseignez votre mot de passe pour valider l’opération.
Votre compte peut également être supprimé, s’il est inactif depuis plus d’un an. Dans ce cas, PeopleDoc vous enverra une notification de circonstance. La plateforme supprimera ensuite votre compte après 30 jours sans réponse.
Quel intérêt pour les salariés ?
Le coffre-fort numérique MyPeopleDoc est particulièrement intéressant pour le salarié dès l’embauche. Il permet en effet d’opter pour la signature électronique sur votre contrat de travail. Cet acte possède une valeur juridique significative grâce aux méthodes d’horodatage et d’authentification de la plateforme.
Avec cette solution d’archivage Saas, vous pourrez ensuite recevoir régulièrement vos bulletins de salaire dématérialisés en toute sécurité. Le coffre-fort électronique est par ailleurs protégé par un chiffrement AES 256 bits. Il s’agit d’un système de cryptage de niveau militaire.
Vos documents électroniques bénéficient ainsi d’une sécurisation optimale contre toute intrusion. D’autre part, le fournisseur de service utilise divers systèmes de sauvegardes redondants pour éviter toute perte de données. En cas de sinistre, ce système de backup offre un avantage considérable par rapport à l’archivage papier.
Cette solution de dématérialisation permet d’ailleurs d’éviter tous les inconvénients des documents sur support papier. Enfin, les salariés bénéficient de la portabilité et de la confidentialité des données archivées. Cette caractéristique se traduit par la conservation du compte, indépendamment de l’employeur.
