MyPeopleDoc est un portail de Ressources Humaines visant à faciliter le processus de dématérialisation et d’automatisation des entreprises. La plateforme permet notamment de numériser, de stocker et d’archiver tous les documents importants pour le service des ressources humaines. Les employés, quant à eux, bénéficient d’un espace de stockage sécurisé pour les fiches de paie et autres certificats. Vous avez toutefois besoin d’un compte actif pour profiter de ses avantages.
Comment bénéficier d’un compte opérationnel sur la plateforme ?
Les employés peuvent créer facilement un coffre-fort numérique MyPeopleDoc. Il suffit de se rendre sur la plateforme d’archivage électronique et de digitalisation des processus RH. Une fois sur la page, inscrivez-vous puis cliquez sur le bouton Demander une invitation. Renseignez ensuite votre adresse mail dans l’interface dédiée et confirmez la demande.
À ce stade, vous disposez déjà d’un compte sur la plateforme MyPeopleDoc, mais vous avez besoin d’un code d’activation pour pouvoir accéder à vos données. Il sera envoyé par votre employeur à l’adresse mail indiquée lors de l’inscription. Ce code à usage unique n’est toutefois valable que 30 jours après la réception par l’utilisateur. Au-delà, l’équipe des ressources humaines devra en générer un autre pour garantir l’intégrité des données et la traçabilité des connexions.
En réponse à votre demande d’invitation, vous devriez recevoir un lien ou une adresse dans votre boîte email. Utilisez l’URL ou l’adresse mail et le mot de passe fournis par l’entreprise. PeopleDoc confirmera ensuite l’activation du compte par courrier électronique. Dès lors, ce coffre-fort virtuel pourra archiver vos documents numériques (bulletins de paie, certificats de travail, courriers professionnels, etc.).
Que faire en cas de changement d’entreprise ?
Le coffre-fort numérique MyPeopleDoc est lié à l’employé. Il contient en effet divers fichiers numériques personnels (identité numérique, copies de contrats, fiches de paie électronique, attestations, etc.). Ainsi, le salarié peut garder cet espace de stockage sécurisé, même en quittant un établissement en particulier. L’employeur désactivera seulement la synchronisation avec le coffre numérique de l’entreprise.
Après votre départ, vous pourrez continuer à consulter et télécharger les documents administratifs conservés dans le coffre. Ce dernier est par ailleurs réutilisable auprès d’un autre établissement utilisant la solution RH MyPeopleDoc.
Vous pouvez aussi supprimer définitivement votre compte, si vous le souhaitez. Pour ce faire, ouvrez votre espace personnel. Rendez-vous dans l’onglet Paramètres, puis cliquez sur Supprimer mon compte. Appuyez ensuite sur Je veux supprimer mon compte et confirmez. Enfin, renseignez votre mot de passe pour valider l’opération. Votre compte peut également être supprimé, s’il est inactif depuis plus d’un an. Dans ce cas, PeopleDoc vous enverra une notification de circonstance. La plateforme supprimera ensuite votre compte après 30 jours sans réponse.
Quel intérêt pour les salariés ?
Le coffre-fort numérique MyPeopleDoc est particulièrement intéressant pour le salarié dès l’embauche. Il permet en effet d’opter pour la signature électronique sur votre contrat de travail. Cet acte possède une valeur juridique significative grâce aux méthodes d’horodatage et d’authentification de la plateforme.
Avec cette solution d’archivage Saas, vous pourrez ensuite recevoir régulièrement vos bulletins de salaire dématérialisés en toute sécurité. Le coffre-fort électronique est par ailleurs protégé par un chiffrement AES 256 bits. Il s’agit d’un système de cryptage de niveau militaire.
Vos documents électroniques bénéficient ainsi d’une sécurisation optimale contre toute intrusion. D’autre part, le fournisseur de service utilise divers systèmes de sauvegardes redondants pour éviter toute perte de données. En cas de sinistre, ce système de backup offre un avantage considérable par rapport à l’archivage papier.
Cette solution de dématérialisation permet d’ailleurs d’éviter tous les inconvénients des documents sur support papier. Enfin, les salariés bénéficient de la portabilité et de la confidentialité des données archivées. Cette caractéristique se traduit par la conservation du compte, indépendamment de l’employeur.
Pensez à télécharger l’application MyPeopledoc
Pour toujours profiter des services de MyPeopledoc, il est possible de télécharger l’application directement sur votre ordinateur. Depuis l’application, vous pourrez retrouver toutes vos fiches de paie et autres documents RH, vous n’aurez plus besoin de les télécharger et de les stocker sur votre ordinateur.
MyPeopledoc évolue
Il n’y a pas que la gestion dématérialisée de vos documents qui est à considérer avec MyPeopledoc support. Grâce à cet outil, vous pouvez échanger beaucoup plus facilement avec vos collaborateurs, et ainsi fluidifier la gestion de vos documents, des demandes de formation ou même des contrats de travail.
En effet, MyPeopledoc a évolué et n’est plus qu’un simple outil de partage de données dématérialisées, les fonctionnalités sont nombreuses. Il permet de faciliter la communication au sein de l’entreprise et ainsi d’éviter les échanges RH par mail.
Comment télécharger le logiciel MyPeopledoc
Pour télécharger votre application, il suffit de vous rendre sur le site MyPeopledoc et de vous connecter, vous pourrez ensuite installer le logiciel sur votre PC. Pour s’en servir il sera tout de même nécessaire d’avoir ses identifiants ainsi qu’une connexion internet.
Pour garantir votre sécurité, cette application doit être téléchargée depuis le site MyPeopledoc et aucun autre. Il est indispensable d’être prudent et de ne pas transmettre ses identifiants sur n’importe quelle application, compte tenu de la sensibilité des données enregistrées. Sachez par ailleurs qu’il n’y a pas encore d’application mobile, seul le logiciel pour ordinateur peut être téléchargé.