Le grand livre des comptes est incontournable dans la tenue de la comptabilité d’une entreprise. Il rassemble en effet la totalité des comptes de l’établissement. À la base, le document reprend les écritures comptables du livre journal. Ces données seront toutefois aérées et détaillées suivant le plan comptable. Aujourd’hui, ce livre peut se décliner indifféremment sur support papier ou sous format numérique.
Quel est le rôle du grand livre ?
La gestion comptable permet d’avoir une vue d’ensemble sur l’état financier et les activités de l’entreprise. Dans le cadre de cette démarche, le grand livre réunit toutes les opérations ayant eu une incidence sur vos comptes. Il récapitule ainsi les mouvements de crédits et de débits de chaque compte sur une période déterminée.
Ce document repose essentiellement sur vos différents journaux. De ce fait, il requiert une grande rigueur dans la reprise des écritures comptables. Les totaux de ces dernières doivent notamment correspondre sur les deux pièces. Les affectations exigent aussi une attention particulière. Néanmoins, ce processus est désormais facilité par l’utilisation de logiciels comptables.
Un commissaire aux comptes se sert généralement du grand livre pour détecter les erreurs. En effet, ce support présente en détail les opérations réalisées sur chacun des comptes. Le spécialiste pourra ainsi repérer et corriger facilement les éventuelles erreurs d’affectation. De même, les détails du grand livre aideront à suivre les variations de vos comptes pendant une période donnée.
À l’ère du numérique, ce livre de comptes est souvent généré automatiquement par des logiciels spécialisés. Il reste néanmoins incontournable pour l’évaluation et le pilotage d’une entreprise. Cet élément permet en effet d’analyser vos performances et vos résultats sur une durée définie. Elle favorise également le suivi de l’évolution de votre établissement dans le temps.
Comment se présente le grand livre en comptabilité ?
Chaque compte du grand livre est souvent disposé en forme de « T ». Toutefois, il ne s’agit pas réellement d’une présentation formalisée. Cette pratique est seulement très répandue sur ces livres de comptabilité. Quoi qu’il en soit, le document doit indiquer le solde initial et final de chaque compte sur la période traitée. Il doit également présenter tous les mouvements affectant les comptes de l’entreprise.
Dans l’ensemble, le grand livre comptable est organisé de manière à faciliter la lecture des opérations. Il se décline habituellement sous forme de grand livre général et de grand livre auxiliaire. Le premier rassemble les comptes de classes 1 à 7. Le second détaille, pour sa part, les comptes fournisseurs (401) et clients (411). À ces niveaux, vous devez procéder à l’enregistrement :
- Du numéro du compte et de son intitulé ;
- De la date et du libellé de l’opération considérée ;
- De la référence des pièces justificatives associées (facture, reçu, etc.) ;
- Du code du journal de comptabilisation (ventes, achats, banque, etc.) ;
- Du montant (créditeur ou débiteur) de la transaction ;
- Du code de lettrage (optionnel).
En outre, les comptes se classent en fonction de leurs numéros, suivant l’ordre établi par le PCG (plan comptable général). Les opérations, quant à elles, doivent être classées chronologiquement. Enfin, le montant total des crédits doit correspondre à celui des débits.
Pourquoi est-il important de le tenir à jour ?
Vous devez remplir les journaux comptables au jour le jour pour gérer efficacement les comptes de l’entreprise. Ces documents servent à enregistrer chronologiquement les factures, le flux de trésorerie (encaissements et décaissements), etc. Il est donc impératif de saisir ces données au fur et à mesure pour des questions de précision.
Vous avez par ailleurs besoin de libeller ces opérations pour détailler votre activité quotidienne et détecter ainsi les éventuelles incohérences. Ces écritures seront ensuite transposées dans le grand livre des comptes. À ce stade, vous avez encore l’opportunité de repérer rapidement les anomalies, si les transactions sont récentes.
Vous pourrez également repérer les erreurs en surveillant l’équilibre des balances. Concrètement, l’ensemble des écritures des journaux doit être égal au total de celles dans le grand livre. Vous en réussirez à retrouver facilement l’origine du déséquilibre qu’en tenant à jour vos documents comptables.
Dans le cas contraire, vous risquez de compliquer la situation avec l’énorme quantité d’informations à analyser. Vous devez pourtant régler ce problème pour éviter les sanctions en cas de contrôle fiscal. Pour rappel, la tenue de pièces comptables inexactes est passible de 5 ans de prison et de 500 000 euros d’amendes.
Vous pouvez actuellement limiter les risques en utilisant un logiciel de comptabilité. Pour autant, vous ne devez pas négliger la saisie quotidienne des données requises dans le domaine. Envisagez également les services-conseils d’un professionnel de l’ordre des experts-comptables pour garantir la conformité de vos livres de comptes.
Source : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/sarl-eurl-obligations-comptables