Écrire un mail pour une annulation d’entretien : savoir y mettre les formes

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Face aux aléas et imprévus du quotidien, annuler un entretien est parfois inévitable. Mais cela est loin d’être une tâche aisée. Que ce soit par mail ou par téléphone, vous devez être en mesure de communiquer la nouvelle en étant courtois. Par ailleurs, lorsque vous vous y prenez de la bonne manière, il est plus probant d’avoir des chances d’obtenir un autre rendez-vous.

Annulation d’entretien : soyez courtois

Annulation d’entretien : soyez courtois
Photo de @michaelbtimm via twenty20.com

Vous devez reporter ou annuler un entretien ? Qu’importe la raison, il est important de transmettre cette information le plus poliment possible. Dans ce type de situation, faire preuve de courtoisie permet de rester en bons termes avec votre interlocuteur. Cela vous permet aussi d’obtenir un autre entretien.

Savoir se montrer courtois joue également sur votre image auprès du recruteur. En effet, il se peut que votre profil ainsi que vos compétences vous garantissent l’obtention du poste. Toutefois, prendre un ton froid, voire désagréable avec votre interlocuteur dans le cas d’une annulation risque de réduire toutes vos chances à néant.

Par ailleurs, le cercle des recruteurs partage régulièrement des informations sur les candidats à fort potentiel. Outre vos aptitudes, votre amabilité pourra jouer en votre faveur auprès d’un grand nombre d’entreprises et vous ouvrir plus de portes.

Tout comme vous avec la possibilité d’échanger par voie électronique pour une annulation d’entretien, n’hésitez pas à envoyer également une réponse mail en cas de disponibilité pour un entretien.

Exemple de mail pour une annulation d’entretien

Exemple de mail pour une annulation d’entretien
Photo de @walton_dana121 via twenty20.com

Lorsque vous devez procéder à l’annulation de l’entretien par e-mail, mettre la forme est un point crucial. Assurez-vous de trouver les bonnes phrases et les mots justes pour expliquer la situation. Le recruteur doit être en mesure de percevoir votre désarroi à l’idée de ne pas pouvoir assister au rendez-vous.

Deux cas se présentent également en fonction de la nature de l’annulation. Il se peut que vous ne puissiez donner suite à l’entretien en raison d’un autre poste que vous avez accepté. Vous devrez alors expliquer la raison de votre indisponibilité et vous excuser sincèrement auprès du recruteur.

Dans votre e-mail d’annulation d’entretien, vous pourrez alors présenter la situation comme suit :

« Objet : Annulation d’entretien

Corps du mail : Mr le recruteur,

Suite à un emploi trouvé dans une autre entreprise, j’ai le regret de vous informer que je suis contraint d’annuler mon entretien de recrutement pour le poste…, rendez-vous qui devait avoir lieu le….

Je vous souhaite sincèrement de trouver un candidat pour le poste.

Veuillez recevoir mes respectueuses salutations,

Mr…, »

Pour l’annulation d’un entretien par e-mail pour des raisons de santé, vous souhaitez peut-être reporter l’entretien. Il en va de même si vous vous trouvez dans l’incapacité de vous libérer en raison de votre emploi actuel. Ainsi, vous pourriez rédiger l’e-mail suivant :

« Objet : Demande d’une nouvelle date pour l’entretien de recrutement

Corps du mail : Mr le recruteur,

En raison de (citer la raison de votre empêchement), j’ai le regret de vous informer que je suis contraint de vous proposer de décaler mon entretien de recrutement, que vous m’aviez proposé le….. à….

Sachez que je reste pleinement motivé par cette opportunité professionnelle, exactement dans le cadre de l’évolution que je recherche, mais aussi de mes compétences.

Dans ces circonstances, je vous propose une rencontre dans la semaine du…, à l’heure de votre convenance.

Dans l’attente de votre réponse, veuillez recevoir mes respectueuses salutations,

Mr…»

Une fois que vous aurez justifié le report de l’entretien, le recruteur pourra éventuellement vous proposer une date ultérieure.

Conseil : en plus du mail, appelez directement votre contact principal

Conseil : en plus du mail, appelez directement votre contact principal
Photo de @crystalmariesing via twenty20.com

Si vous ne pouvez pas vous présenter à un entretien déjà fixé, ne vous contentez pas d’envoyer un simple e-mail d’excuse. Il est également recommandé de le faire suivre d’un appel direct à votre contact principal.

Une fois encore, les raisons qui vous pousseront à annuler peuvent être nombreuses. Il se peut que vous ne puissiez assister à l’entretien à cause d’un autre rendez-vous important, ou votre santé.

Dans ce cas, il n’est pas impératif de vous adresser à l’employeur directement. Vous pourrez vous contenter de contacter le recruteur pour lui expliquer la situation et demander un autre rendez-vous à sa convenance.

Toutefois, si vous annulez l’entretien, car vous pensez accepter un autre poste, l’employeur sera le premier à informer. Si vous en avez la possibilité, il est important de notifier la personne concernée au moins un jour à l’avance. Cela montre non seulement que vous faites preuve de professionnalisme dans la situation, mais également que vous prenez l’employeur en considération.

D’autre part, en exposant les raisons de votre refus, il peut arriver que la discussion mène à réévaluer la proposition initiale. En effet, si votre profil s’avère un atout majeur pour la société, l’employeur souhaitera certainement négocier les conditions  pour que vous acceptiez. En prenant le temps de passer cet appel et de discuter avec votre contact, vous pourriez être agréablement surpris par la tournure des évènements.

Photo de couverture @jesslharbin via twenty20.com

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