Qu’est-ce que les indemnités kilométriques et comment les gérer facilement en entreprise ?

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Les indemnités kilométriques sont généralement perçues comme étant des dépenses effectuées par une entreprise et des avantages dont bénéficient certains salariés de cette entreprise. Cependant, ces frais kilométriques ont une plus grande envergure. Non seulement la demande de ces indemnités par les travailleurs nécessite beaucoup de processus, mais aussi, leur gestion en entreprise fait généralement partie des tâches les plus difficiles pour la comptabilité des entreprises. À travers cet article, découvrez tout sur les indemnités kilométriques et sur comment les gérer facilement en entreprise.

Généralité sur les indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques sont les coûts payés par une entreprise à ses différents acteurs pour les indemniser des différents frais relatifs à l’utilisation de leur véhicule personnel dans le cadre des déplacements professionnels. Elles sont connues sous plusieurs dénominations à savoir « frais de déplacement » ou encore « frais kilométriques ». D’ailleurs, le terme « indemnités kilométriques » a pour acronyme « IK ». Mais de façon concrète, ce terme se réfère à un barème établi par l’état pour aider les entreprises à calculer leur dû aux travailleurs à tous les niveaux, en fonction des critères et notamment du kilométrage parcouru dans l’exercice de leur fonction. De façon basique, il s’agit d’un montant en euro estimé par kilomètre.

Par ailleurs, ces indemnités ne conviennent pas qu’aux acteurs de la société. Mais aussi, ces frais offrent plusieurs avantages aux entreprises. Ils sont déductibles des impôts de la société. De plus, les remboursements d’IK sont exemptés de cotisations sociales. Cependant, pour bénéficier de ces avantages, l’entreprise doit fournir des justificatifs des frais engagés. D’un autre côté, les indemnités kilométriques offrent l’avantage pour le salarié, d’être exonérées d’impôts sur le revenu.

Quels sont les frais assurés par les indemnités kilométriques ?

Non seulement les indemnités kilométriques couvrent les dépenses relatives au carburant, mais elles tiennent également compte des frais qu’implique l’utilisation d’un véhicule. Il s’agit entre des frais d’entretien, l’assurance auto, les frais d’amortissement des pneus ainsi que ceux du véhicule utilisé.

En outre, certains frais de déplacement complémentaires à savoir les frais de parkings et de péages ne sont pas inclus dans les charges bénéficiant d’une indemnisation kilométrique. Dans ces cas, pour être indemnisé, il faut que ces frais supplémentaires fassent l’objet d’une note de frais.  

Indemnités kilométriques : Comment ça marche ?

Pour avoir une idée claire du mode de fonctionnement des indemnités kilométriques, il est important de connaître les trajets pris en compte par ces frais ainsi que les profils de ceux qui peuvent en bénéficier.

Quels sont les trajets concernés par les indemnités kilométriques ?

Pour bien rembourser les indemnités kilométriques, il est nécessaire de maîtriser les trajets couverts par ces indemnités. En réalité, seuls les trajets professionnels ayant comme départ l’emplacement de l’entreprise sont concernés par les indemnités kilométriques. Le trajet « domicile-entreprise » est à la charge du salarié et n’est donc par couvert par les IK.

Toutefois, il existe une exception. C’est le cas où, pour certaines raisons non réfutables, le salarié se trouve dans l’obligation d’utiliser son véhicule personnel pour se rendre au boulot. Il faudra toutefois qu’il puisse justifier ces raisons avant de pouvoir prétendre aux indemnités kilométriques. Généralement, ces cas de figure concernent les situations comme celles où le travailleur doit quitter une zone rurale mal desservie par les transports en commun pour se rendre au service à plus de 50 km ou plus de 1 h 30 min de routes en transports en commun.

Qui peut bénéficier des indemnités kilométriques ?

Les salariés de l’entreprise utilisant leur véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels sont éligibles au remboursement des indemnités kilométriques. De même, les directeurs généraux, le PDG ou tout responsable d’une SARL utilisant aussi leurs véhicules personnels dans le cadre des déplacements professionnels peuvent également bénéficier des indemnités kilométriques.

Quels sont les moyens concernés par les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques prennent en compte plusieurs véhicules. Il s’agit notamment des moyens de déplacement tels que les motos, les voitures et les cyclomoteurs comme les vélomoteurs et les scooters.

Les indemnités kilométriques : qu’en est-il du vélo ?

Le vélo est un moyen de déplacement préconisé par certains travailleurs. D’un certain point de vue, il est pratique et surtout écologique. Cependant, son utilisation dans un cadre professionnel n’exige pas de la part de l’entreprise, le remboursement des indemnités kilométriques du vélo. Toutefois, c’est encourageant pour le salarié de pouvoir bénéficier de ces indemnités, qui d’ailleurs ne sont pas coûteuses. En effet, quelle que soit la nature du vélo utilisé, le barème d’indemnité qui lui est assujetti demeure le même, soit 0,25 euro par kilomètre. Ces frais kilométriques sont toutefois applicables aux trajets domicile-travail. Mais encore dans le cas du vélo, il faut que le salarié justifie de la nécessité d’utiliser son vélo pour se rendre au boulot.  

Que choisir comme mode de remboursement de frais pour un dirigeant d’entreprise ?

 De façon générale, deux modes de remboursement s’offrent à l’entreprise quant aux indemnités kilométriques. Il s’agit des indemnités forfaitaires et des remboursements de frais justifiés. Ce dernier semble être la meilleure option pour les remboursements d’indemnités kilométriques pour un dirigeant d’entreprise.

 En effet, les frais d’indemnités forfaitaires sont imposables pour les dirigeants sauf en cas de remboursements de frais calculés sur la base du barème kilométrique et dont le kilométrage parcouru est justifié. Dans ce cas, ces frais ne sont pas qualifiés de « forfaitaires ». Par conséquent, ils ne sont pas imposables.

Alors qu’avec les remboursements de frais justifiés, l’entreprise n’a plus besoin de déclarer les frais d’indemnités kilométriques du dirigeant. Cependant, il faut que ces frais ne soient pas couverts par la déduction forfaitaire s’élevant à 10 %. Aussi, il faut que le dirigeant n’opte pas pour la déduction de frais réels.

Dans quels cas les indemnités kilométriques sont-elles appliquées ?

Les indemnités kilométriques s’appliquent dans les cas où le salarié se sert de son propre véhicule ou celui de son conjoint, dans le cadre des déplacements professionnels.

Toutefois, deux exceptions dérogent à cette règle. La première concerne le cas ou le salarié de l’entreprise utilise un véhicule qu’il a loué par ses soins pour son déplacement. La seconde concerne le cas où le salarié se sert d’un véhicule mis à sa disposition par l’entreprise, mais dont il a la charge de financer la totalité des frais d’entretien.

Par ailleurs, il faut noter que dans le cas d’un covoiturage, même si les différents frais sont partagés entre collègues, seul celui ayant la responsabilité du véhicule bénéficie des indemnités kilométriques. Pour chaque véhicule couvert, un seul salarié bénéficie des indemnités. En effet, les indemnités kilométriques ne sont pas à cumuler. Il est strictement interdit de cumuler les kilomètres parcourus avec plusieurs voitures. Donc, quand un salarié utilise plusieurs véhicules dans le compte de l’entreprise, le calcul des indemnités doit se faire séparément pour chacun de ces véhicules. Cependant, si le salarié bénéficie d’un véhicule de fonction entretenu par l’entreprise, ce travailleur n’est pas éligible aux indemnités kilométriques.

Quels sont les critères de calcul des Indemnités kilométriques ?

Pour rembourser les indemnités kilométriques, il est important de savoir les calculer. Une référence est toujours d’une grande aide dans ce calcul. C’est notamment pour cette raison qu’il est recommandé de se référer au barème élaboré par l’administration fiscale et mise à jour chaque année. Ce dernier présente les indemnités à rembourser au salarié sur la base des critères clés. Il s’agit entre autres :

  • du type de véhicule (vélo, deux-roues, voiture, etc.),
  • de la dépréciation du véhicule,
  • des dépenses relatives à la pneumatique et au carburant,
  • des primes d’assurances,
  • de son nombre de chevaux fiscaux,
  • des frais de réparation,
  • du nombre de kilomètres parcourus pendant les déplacements professionnels.

Il est possible d’y ajouter les intérêts d’emprunt ou encore les frais de garage quand le travailleur apporte les justificatifs requis.

Par ailleurs, pour bien calculer les indemnités kilométriques, les justificatifs sont importants, voire indispensables. Il s’agit notamment du motif du déplacement, la distance parcourue en kilomètre, des adresses de départ et d’arrivée, de la date du déplacement ainsi que la copie de la carte grise. Cette dernière permet de connaître avec certitude la puissance fiscale du véhicule.

Il est évident que plusieurs paramètres entrent en jeu pour effectuer le calcul des frais kilométriques. Certains changent chaque année avec le barème. Cependant, de façon générale, la formule qui est appliquée pour faire le calcul est la suivante :

NK *MB = MR (en euro).

  • NK : pour le nombre de kilomètres parcourus.
  • MB : pour le montant donné par le barème en fonction du kilométrage.
  • MR : pour le montant du remboursement en euro.

Quels sont les meilleurs outils pour calculer les indemnités kilométriques ?

Le calcul des indemnités kilométriques est un exercice fastidieux et chronophage qui empiète sur la bonne gestion du temps en entreprise. Un état des choses contre-productif qui ralentit le travail en entreprise et fait perdre de l’argent à cette dernière. C’est en ce sens qu’il est important d’opter pour des outils facilitant le calcul des frais de déplacement. Aujourd’hui, il existe une multitude d’outils d’aide au calcul des indemnités kilométriques en entreprise. Au nombre de ces solutions se comptent les modèles sous format Excel téléchargeables gratuitement sur Internet. Cependant, il ne s’agit pas de la meilleure solution.

L’idéal serait de se tourner vers un outil sophistiqué comme le réputé N2F, qui offre l’avantage d’automatiser le calcul de l’indemnité kilométrique. Non seulement il permet de personnaliser le barème à appliquer en entreprise, si cette dernière opte pour un barème fixe. Mais aussi, cet outil facilite la saisie de frais kilométriques à travers le module Google Maps. Ce dernier lui permet d’automatiser le calcul des distances ou trajets aller-retour. Cette fonctionnalité permet une saisie intuitive efficace grâce à de petits paramétrages.

En effet, un tel outil permet de gagner du temps en entreprise grâce à un enregistrement optimisé des différents trajets professionnels. Ce qui est impressionnant avec cet outil est qu’il permet de déduire la distance domicile-travail quand le salarié part de chez lui pour visiter un client de l’entreprise. De plus, il automatise le calcul de la TVA récupérable sur l’achat de carburant.

Cependant, la particularité de cet outil réside dans le fait qu’il optimise la gestion du temps en entreprise. Il simplifie aussi bien la saisie des frais professionnels que la gestion de notes de frais. Mieux encore, ce dispositif de gestion des indemnités kilométriques offre l’avantage de fonctionner efficacement aussi bien en mode déconnecté qu’en ligne. Cela est rendu possible grâce à son application pour smartphone.

Indemnités kilométriques : qu’en est-il de la TVS ?

Quand une entreprise s’acquitte des indemnités kilométriques des voitures personnelles en se basant sur le barème kilométrique ; il est possible que le payement de la Taxe sur les Véhicules de tourisme des Sociétés soit réclamé. En effet, une réforme réglemente le payement de la TVS dans certains cas de remboursement d’indemnités kilométriques. Pour ce faire, depuis 2006, les payements des indemnités supérieures à 15 000 km sont assujettis à la TVS. Le pourcentage de cette dernière dépend du kilométrage parcouru avec le véhicule en question. (source : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F22203)

Mais cette taxe n’est payée dans son entièreté qu’à partie de la troisième année. En effet, les entreprises bénéficient d’un rabais considérable sur le montant global de la taxe. Un abattement qui s’élève aux 2/3 la première année et à 1/3 la seconde.

Une manière de réduire les risques de payer une TVS élevée consiste à réduire dans la mesure du possible, le kilométrage parcouru par les véhicules. Ou encore, opter pour des véhicules modestes. Cependant, le remboursement d’indemnité demeure plus avantageux qu’offrir un véhicule de fonction si le travailleur ne parcourt pas 45 000 km par an dans le cadre de son travail.

Que retenir ?

En somme, les indemnités kilométriques sont un pilier aussi bien pour l’entreprise que pour les salariés se servant de leur véhicule personnel. Elles permettent d’indemniser les travailleurs et offrent dans le même temps, des avantages non négligeables aux entreprises. Cependant, pour leur remboursement, il urge de connaître et de comprendre tous les paramètres qui entre en jeu. Il faut notamment bien maîtriser les conditions requises pour bénéficier des IK, les moyens concernés par ces indemnités ainsi que les profils de salariés éligibles. Par ailleurs, pour réussir avec aisance et sans erreur le calcul de ces indemnités, il faut faire recours à un outil de calcul automatique. Il s’agit d’un outil intégrant à la fois le calcul des distances, mais aussi ceux des indemnités à payer aux employés.

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