Notes de frais en entreprise : comment les gérer ?

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Les notes de frais représentent des documents, sous forme de reçus ou de fiches numériques en tout genre, qui permettent aux employés de l’entreprise de se faire rembourser leurs dépenses professionnelles. Il est assez difficile de les gérer avec la même rigueur que les autres charges de l’entreprise, et ce pour plusieurs raisons. Heureusement, il existe désormais un outil performant et efficace qui peut aider les agents du service de comptabilité de chaque entreprise à mieux gérer les notes de frais des travailleurs.

C’est quoi une note de frais ?

Dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, un cadre ou un employé lambda d’une entreprise peut être amené à effectuer des dépenses dans le cadre professionnel. C’est une situation qui arrive très souvent, surtout pour les travailleurs qui se déplacent beaucoup. C’est le cas par exemple des managers ou des commerciaux qui vont régulièrement à la rencontre des clients.

Ainsi, pour ne pas perdre du temps à attendre le décaissement des fonds par le service de trésorerie de l’entreprise, le travailleur peut avancer le montant nécessaire. Il suffit ensuite à ce travailleur de présenter les preuves de la dépense effectuée.

Dès qu’il est établi que la dépense a été effectuée dans le cadre professionnel, l’employé pourra obtenir un remboursement des frais kilométriques, des frais de parking, des frais de restauration et de tous les autres frais engagés.

C'est quoi une note de frais ?

Qu’est-ce qui entre en jeu pour les notes de frais ?

En réalité, tous les frais professionnels réglés grâce à un moyen de paiement personnel appartenant à un travailleur de l’entreprise peuvent être considérés comme des notes de frais. Ils impliquent un remboursement intégral par l’entreprise, mais à la condition qu’un justificatif soit fourni. Les différents frais qui entrent en ligne de compte sont :

  • Un repas au restaurant avec un client
  • Le règlement des frais kilométriques
  • L’abonnement à un service dans le cadre professionnel
  • La carburation
  • Une location de voiture
  • Le règlement du parking lors d’un rendez-vous professionnel
  • L’hébergement du travailleur ou d’un client lors d’un rendez-vous professionnel
  • L’achat d’un billet d’avion pour un rendez-vous professionnel
  • L’achat d’un accessoire pour un téléphone mobile professionnel, etc.

Comment gérer les notes de frais de ses employés ?

La gestion des notes de frais est bien souvent considérée comme une tâche fastidieuse au sein des entreprises. Elle conduit parfois à des fraudes à cause d’un défaut de suivi, et provoque une grande perte de temps au niveau du service de comptabilité de l’entreprise. Pour y remédier, nous vous proposons une solution révolutionnaire : le logiciel de gestion de notes de frais.

Plus précisément, nous vous présentons ici le logiciel Jenji, un outil indispensable pour la gestion optimale des notes de frais dans les entreprises. Pour ceux qui n’en ont jamais entendu parler, Jenji est une entreprise créée en 2015 par deux hommes : Pierre Queinnec et Nicolas André. Leur objectif était de mettre sur le marché, une solution efficace de gestion des dépenses professionnelles.

Pour y parvenir, ils ont développé le logiciel Jenji, à la fois performant, facile à utiliser et en parfaite conformité avec les réglementations en vigueur. Alors si vous voulez éviter de voir partir en fumée une bonne partie des bénéfices de votre entreprise à cause d’une mauvaise gestion des notes de frais, optez pour Jenji. Il présente de nombreux atouts tels que :

  • Sa simplicité et sa rapidité. Il s’agit également d’un outil intuitif qui facilite l’adhésion de tous et s’adapte à n’importe quel type d’entreprise
  • Sa capacité à récolter, à consolider et à sécuriser les données relatives aux dépenses professionnelles des travailleurs
  • Son système d’OCR et d’automatisation des process. Vous pourrez ainsi gagner du temps et favoriser l’autonomie de vos équipes internes
  • Son fonctionnement sans papier qui se trouve être en parfaite conformité avec les réglementations en vigueur, grâce au stockage des données au format PDF dans un système d’archivage électronique
  • Sa capacité à vous faire gagner de l’argent, puisqu’il vous aide à éviter les pertes.

Il vous suffit donc de choisir la solution Jenji, et vous pourrez passer en mode de pilotage automatique pour la gestion de vos dépenses professionnelles.

Comment gérer les notes de frais de ses employés ?

Quel est le cadre légal des notes de frais ?

Dans le but d’éviter les abus, la loi a prévu des dispositions qui représentent le cadre légal des notes de frais. Ainsi, parmi ces dispositions, on retrouve les conditions à remplir pour donner lieu au remboursement d’une note de frais. Cette dernière doit :

  • Être proportionnée
  • Correspondre à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise
  • Être appuyée par des justificatifs qui prouvent son existence
  • Être justifiée par les besoins de l’activité.

Par ailleurs, pour l’établissement de la note de frais, même s’il n’y a aucune règle concernant sa forme (sur papier, rédigé à la main, rédigé sur un logiciel, etc.), il y a tout de même des mentions à retrouver à tout prix. Il s’agit de :

  • La date de la dépense (à noter qu’après 5 ans, une note de frais ne peut plus être réclamée)
  • Le type de dépense effectué
  • Des informations spécifiques en fonction de chaque dépense, etc.

Même si la gestion des notes de frais semble parfois être un véritable défi pour les entreprises, il est possible d’y remédier de manière efficace. Tout ce que vous avez à faire, c’est opter pour le logiciel Jenji, votre meilleur allié pour optimiser la gestion des dépenses professionnelles dans votre entreprise.

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