Note de frais de déplacement professionnel : bonnes pratiques

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Les salariés d’une entreprise peuvent être amenés à se déplacer pour les besoins de l’activité professionnelle. Les frais induits par les trajets réalisés font obligatoirement l’objet d’un remboursement par l’employeur lorsque plusieurs conditions sont réunies. Souvent, il est indispensable de présenter le justificatif appelé note de frais pour obtenir une indemnisation.

Comment calculer les frais de déplacement professionnel de mes employés ?

Les frais de déplacement professionnel font référence aux dépenses engagées par un collaborateur lors d’un trajet effectué pour le compte de son employeur. Concrètement, il s’agit des frais induits par le transport, l’hébergement et les repas. Ceux liés au trajet domicile-travail ne sont en revanche pas concernés.

Ces différentes dépenses sont consignées dans le document appelé note de frais de déplacement professionnel. Elles doivent obligatoirement être remboursées par l’employeur. Plusieurs conditions doivent être remplies pour obtenir l’indemnisation des frais. Tout d’abord, il faut que les déplacements professionnels soient réalisés avec le véhicule personnel du collaborateur. Par ailleurs, ce dernier doit impérativement présenter des pièces justificatives pour chacune des dépenses engagées.

Pour calculer les frais de déplacement professionnel des employés, il faut utiliser le barème kilométrique établi par l’État. Celui-ci permet de déterminer de manière exacte les indemnités kilométriques dues par l’employeur. Il prend en compte la puissance fiscale du véhicule (CV) et le nombre de kilomètres parcourus (d).

Le barème fiscal des indemnités kilométriques applicable pour les automobiles en 2021 est le suivant :

Puissance fiscale

Jusqu’à 5 000 km

5 001 à 20 000 km

Au-delà de 20 000 km

Jusqu’à 3 CV

0,456 euro x d

(0,273 euro x d) + 915 euros

0,318 euro x d

4 CV

0,523 euro x d            

(0,294 euro x d) + 1 147 euros

0,352 euro x d

5 CV

0,548 euro x d

(0,308 euro x d) + 1 200 euros

0,368 euro x d

6 CV

0,574 euro x d

(0,323 euro x d) + 1 256 euros

0,386 euro x d

À partir de 7 CV

0,601 euro x d

(0,340 euro x d) + 1 301 euros

0,405 euro x d

La gestion des notes de frais est une tâche chronophage à faible valeur ajoutée. Pour s’en décharger, il s’avère judicieux d’investir dans un logiciel de notes de frais.

Comment indemniser les frais de déplacement ?

Pour indemniser les dépenses engagées au titre des déplacements professionnels, l’employeur dispose de trois options :

  • Le remboursement au forfait. Avec ce système d’indemnisation, une somme d’argent définie par l’URSSAF est allouée par l’employeur aux salariés pour couvrir leurs déplacements professionnels. Dans ce cas, les collaborateurs ne sont pas obligés de justifier les frais de déplacement ;
  • Le remboursement aux frais réels. Cette méthode consiste pour l’employeur à indemniser les salariés pour les dépenses qu’ils ont réellement engagées. Ceux-ci sont alors tenus de les justifier au moyen d’une note de frais de déplacement professionnel ;
  • La déduction forfaitaire spécifique. Il s’agit d’un abattement sur l’assiette des cotisations de Sécurité sociale applicable pour certaines catégories de salariés comme les VRP et les journalistes.

Pour les petits déplacements (ceux où le salarié peut rentrer chez lui le soir), l’employeur peut choisir entre l’indemnisation aux frais réels et le remboursement forfaitaire. Dans le second cas, une somme qui s’élève tout au plus à 6,40 euros par jour est accordée au collaborateur.

Le même choix s’applique pour les grands déplacements (trajets d’au moins 50 km ou impliquant au moins 1h30 de voyage en transports en commun). Le montant forfaitaire pour assumer les frais de repas s’établit alors à 12,90 à 18,40 euros par jour. Pour leur part, les frais d’hébergement sont couverts à hauteur de 34,20 à 65,80 euros par jour.

Il est souvent conseillé aux entreprises de miser sur des solutions permettant de booster leurs performances comme un logiciel CRM pour PME. En parallèle, elles doivent maîtriser leur budget pour assurer leur pérennité. Les frais de déplacement professionnel représentant une part importante de leurs dépenses, il est crucial de bien les gérer.

Comment indemniser les frais de déplacement ?
Par zEdward_Indy / Shutterstock

Fiscalité des notes de frais de déplacement professionnel

Pour le salarié, le remboursement des dépenses indiquées dans une note de frais de déplacement professionnel n’est pas assujetti au barème progressif de l’impôt sur le revenu. Il faut toutefois savoir qu’au-delà d’un certain seuil, les indemnisations reçues au titre des déplacements professionnels sont considérées par l’administration fiscale comme des avantages en nature. Dans ce cas, elles seront imposables et soumises aux cotisations sociales.

Pour l’entreprise, les frais de déplacements professionnels remboursés aux collaborateurs sont déductibles du résultat imposable. Toutefois, une limite est aussi prévue par le fisc.

Image de couverture Par Who is Danny/ Shutterstock : https://www.shutterstock.com/fr/image-photo/young-businesswoman-moving-on-stairs-arrow-1806435982

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