Lorsqu’une entreprise a commis une erreur sur une facture envoyée à ses clients, elle leur adresse une note de crédit. Rendant possible la modification comptable d’une facture, cette dernière en revoit le montant à la baisse. Lorsque la somme à régler est revue à la hausse, le document est appelé note de débit. Découvrez le fonctionnement de la note de crédit et la manière de la rédiger.
Quelle différence entre facture et note de crédit ?
La note de crédit, aussi appelée avoir, ressemble souvent à une facture. En effet, elle est généralement rédigée comme une facture ordinaire. Pour les distinguer, il faut se référer à l’intitulé du document, car sa nature y est clairement indiquée. La différence se situe également au niveau du montant inscrit dans le document. Il est négatif dans la note de crédit. Cela indique que la somme renseignée doit être déduite du montant total des ventes de l’entreprise.
Il est en outre possible de distinguer une note de crédit d’une facture ordinaire grâce à la numérotation. Il est en effet d’usage d’utiliser une numérotation parallèle pour les factures d’avoir pour qu’elles ne soient pas confondues avec des factures classiques.
Comment fonctionne une note de crédit ?
Tout comme la note de frais de déplacement professionnel, la note de crédit permet de bénéficier d’un remboursement. Dans certains cas, elle donne aussi accès à une remise. Dans le détail, l’émission d’une note de crédit peut viser à :
- Annuler une facture. Il est légalement interdit de supprimer une facture qui a déjà été émise. En cas d’erreur impliquant la restitution d’un trop-perçu à un client, la note de crédit permet l’enregistrement comptable de ce remboursement ;
- Rectifier une facture erronée. Lorsque le montant indiqué dans une facture est plus élevé que ce qu’il devrait normalement être, la note de crédit vient corriger cette erreur. Elle permet par la même occasion de rétablir dans la comptabilité de l’entreprise le montant correct ;
- Accorder une réduction. Si une erreur de montant dans la facture envoyée à un client a entraîné son mécontentement, l’entreprise peut décider de lui offrir une remise pour se racheter. L’émission d’une note de crédit est nécessaire pour officialiser la démarche.
À noter qu’une note de crédit peut être expédiée par courrier postal. Il est également possible de l’envoyer par e-mail.
Comment rédiger une note de crédit pour son entreprise ?
Il est possible que le client n’ait pas remarqué que le montant indiqué dans la facture qu’il a reçue est erroné. La note de crédit constitue alors sa première notification. De ce fait, il est crucial de lui envoyer un document à la fois concis et convivial. L’avoir doit expliquer l’erreur qui a été commise et indiquer que son compte sera crédité. Chaque partie du document doit être soignée :
- L’en-tête doit clairement indiquer que le document reçu par le client est un avoir. Concrètement, il faut que les mots « note de crédit » soient mis en évidence (en gros caractères) en haut de la page. L’en-tête doit par ailleurs comporter un numéro de référence, la date d’émission de l’avoir, le nom du client ainsi que les coordonnées de l’entreprise ;
- Dans le corps du document, la raison pour laquelle un crédit a été émis doit être expliquée. Les informations concernant l’erreur dans les prix indiqués dans la facture reçue par le client et le montant crédité doivent également y figurer ;
- Un pied de page doit être créé. Tout commentaire particulier doit apparaître dans cette section située en bas du document. C’est également à ce niveau qu’il convient d’indiquer le nom et le numéro de téléphone de la personne que le client peut contacter s’il requiert des informations supplémentaires. Une note de crédit est en effet susceptible d’entraîner une certaine confusion chez lui. Il aura alors sûrement besoin de s’adresser à une personne-ressource.
Tout comme il est conseillé d’utiliser un logiciel pour gérer ses notes de frais en entreprise, il est recommandé de recourir à ce type d’outil pour créer simplement des notes de crédit. Les solutions comme InstantInvoice 3 ou Ezy 3000 facture sont particulièrement adaptées aux entreprises qui génèrent souvent des avoirs. En plus d’offrir des outils de création de notes de crédit, ces logiciels donnent accès à des fonctions de suivi. En cas d’utilisation de logiciel cependant, il est important de s’assurer que le document ne contient pas de fautes d’orthographe. Ces dernières risquent en effet de renvoyer une mauvaise image de l’entreprise auprès du client.
À quel service l’adresser ?
La note de crédit est à adresser au service de comptabilité d’une entreprise. En effet, elle doit figurer dans le bilan comptable. Grâce à ce document, le remboursement perçu par un client après qu’il a réglé une facture peut être enregistré dans la comptabilité.
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