Comment rédiger une note de crédit

Une note de crédit est utilisée lorsqu’une entreprise a commis une erreur. Il est écrit lorsque la facture a déjà été envoyée au client. Parfois, le client n’est pas conscient de l’erreur et la note de crédit est sa première notification. C’est pourquoi il est important de créer un document concis et convivial. La note doit expliquer les erreurs et indiquer que le crédit a été porté au crédit du compte de la société.

Crée l’en-tête. L’en-tête doit indiquer clairement les mots “note de crédit” et comporter un numéro de référence, une date et le nom du client. La note doit également être imprimée sur du papier à en-tête de l’entreprise.

Créez le corps de la note. Le corps de la note de crédit doit comprendre une explication de la raison pour laquelle le crédit a été émis. Cela devrait inclure des informations sur toute erreur dans les prix et le montant net dû à votre client.

Créez un pied de page officiel. Un pied de page devrait apparaître au bas de la page. C’est dans cette section qu’il convient d’inclure tout commentaire particulier. Un exemple pourrait être que votre entreprise déduira le crédit au cours du prochain cycle de paiement.

Comprend les coordonnées des personnes-ressources. Parfois, les clients deviennent confus lorsqu’une note de crédit est reçue. N’oubliez pas de fournir le nom et le numéro de téléphone d’une personne-ressource au bas de la note.

Envisagez d’utiliser le logiciel pour créer des notes de crédit. Si votre entreprise génère des notes de crédit souvent, envisager d’utiliser des logiciels tels que InstantInvoice 3 ou Ezy 3000 facture. Ces programmes offrent des outils de création de notes de crédit ainsi que des fonctions de suivi.

Conseils

Demandez à un collègue de réviser la note. Si vous décidez d’utiliser un logiciel, vous ne pourrez pas avoir accès au correcteur orthographique. Demandez à vos collègues de le vérifier avant de l’envoyer aux clients pour éviter les erreurs embarrassantes.

Avertissements

Assurez-vous que les mots sur la note de crédit sont bien en évidence sur la page. Les notes de crédit ressemblent souvent à une facture, de sorte que les clients deviennent confus lorsqu’ils reçoivent le document. Assurez-vous que “note de crédit” est en gros caractères en haut de la page.

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