À quoi sert un outil EPM SaaS ?

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Un outil EPM (Enterprise Performance Management) est un terme désignant l’ensemble des outils destinés à soutenir les processus de gestion de projet d’une entreprise donnée. Contrairement à ce que l’on peut penser, ces outils datent de bien des années. Toutefois, ils sont devenus de plus en plus populaires. Les solutions EPM se présentent sous des formes très diverses en fonction du besoin de l’entreprise : il existe par exemple des applications ou des formats en ligne, avec un nombre plus ou moins important de modules, des logiciels propriétaires ou libres, ou encore même des solutions propriétaires.

Principales applications d’un outil EPM SaaS

Contrôle du projet

  • Le téléchargement des projets faisant partie du portefeuille de l’entreprise demeure l’une des fonctions les plus importantes d’un outil EPM.

Ce qui est intéressant, c’est que le système de contrôle d’accès des projets comporte une sorte de gestion de permissions, dont uniquement les utilisateurs autorisés qui peuvent effectuer certaines actions.

  • Une fois les projets téléchargés dans le SaaS EPM, une solution de planification demeure nécessaire. Cela comprend de nombreuses ressources allant de la création de calendriers indiquant les ressources disponibles, la charge de travail (sous forme de tâches et de jalons), les prix et les différents événements qui peuvent avoir lieu au cours du projet.
Principales applications d'un outil EPM SaaS
Source : shutterstock.com
  • Quant à la solution de sauvegarde, il est très important que le logiciel ERP permette de sauvegarder différentes bases de référence. 

En effet, c’est le moyen qui permet de déterminer la manière dont la planification a évolué au cours de la durée de vie du projet. Cette fonction a de nombreuses utilisations : par exemple, le fait de faire le point à tout moment. Il vous permet de savoir ainsi ce qu’il faut améliorer pour les projets futurs.

  • Dans la solution de reporting, des mécanismes doivent être mis en place pour signaler tout problème ou risque qui pourrait survenir. L’objectif de ces données est de pouvoir prévoir tout événement qui pourrait affecter le développement normal du projet et qui pourrait compromettre sa réalisation (en termes de qualité, de coût ou de prix).

Aujourd’hui, il est possible de trouver de nombreux outils EPM Saas qui permettent d’effectuer le processus de reporting en ligne. Cette formule est beaucoup plus pratique, car elle ne nécessite qu’un navigateur et une autorisation pour accéder au portefeuille.

Gestion des données du projet

Il y a deux moyens de réaliser la gestion de l’information dans le projet :

  • Soit par un outil externe pour gérer les rapports qui existent déjà dans l’entité.
  • Soit la fonctionnalité déjà incluse dans l’outil EPM SaaS.

Dans tous les cas, cette gestion doit permettre une gestion au niveau du macro-projet. L’idée de cette vue est de pouvoir visualiser l’ensemble du plan de manière globale, puis de le décortiquer sur les niveaux avec une vue plus spécifique et particulière. 

L’un des avantages de l’utilisation d’un outil EPM SaaS est qu’il est souvent doté d’un code couleur pour indiquer le statut d’un projet. De ce fait, vous saurez rapidement s’il faut y prêter attention ou non juste en jetant un coup d’œil. 

De ce fait, il serait recommandable de marquer en rouge les choses présentant des anomalies, en jaune pour ce qui pourrait être amélioré et en vert pour ce qui va bien, comme s’il s’agissait d’un feu de signalisation.

Intégration des bases de données

C’est une raison supplémentaire d’inclure un EPM dans votre entreprise. Grâce à cela, il est possible d’attribuer les données de l’entreprise une seule fois dans le système et de rendre ces informations accessibles et utilisables par tous les employés (néanmoins, des autorisations peuvent être attribuées pour empêcher tout accès non autorisé).

En effet, ce système permet d’éviter les données redondantes et dupliquées. 

D’ailleurs, de nombreuses données doivent être enregistrées dans des bases de données, comme les budgets, les achats, les actifs, les ventes…

Intégration des bases de données
Source : shutterstock.com

Gain et économie du temps

Investir dans un EPM peut améliorer le travail collectif entre les employés. Chaque minute passée sur chaque tâche sera plus efficace.

Les EPM, à l’instar des moteurs de recherche que vous utilisez quotidiennement sur Internet, possèdent leur propre moteur de recherche au sein de la base de données. C’est ainsi, dans le cas où vous souhaitez trouver une information spécifique, vous pourrez le faire en un temps record.

En outre, le facteur d’incertitude peut également être réduit grâce à un EPM. Grâce à la possibilité de pouvoir consulter l’état actuel des indicateurs clés de performance définis à tout moment, permettant ainsi une prise de mesures correctives rapidement avant une aggravation de la situation. 

Maintenant que vous avez saisi à quoi sert un outil EPM SaaS, il est temps de choisir celui qui vous convient le mieux pour l’intégrer à votre entreprise.

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