Notes de frais d’une entreprise : comment simplifier la gestion ?

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Lorsqu’elle n’est pas efficace, la gestion des notes de frais d’une entreprise occasionne des pertes financières considérables. Cette tâche est pourtant fastidieuse et chronophage. Heureusement, il existe des solutions qui permettent de la simplifier et qui donnent aux entreprises la possibilité de faire des économies de temps et d’argent.

La gestion des notes de frais en entreprise : une galère

La gestion des notes de frais constitue un véritable casse-tête pour les employés comme pour le service comptable d’une entreprise. Il faut savoir qu’un salarié dépense en moyenne 1 heure par mois pour établir ses notes de frais. Une étude révèle également que 73 % des collaborateurs remplissent les formulaires de demande de remboursement durant leurs heures de travail, ce qui impacte la productivité de leur entreprise. Cela coûte 53 euros par salarié. Si ce dernier commet une erreur, la correction de la note de frais entraîne un coût supplémentaire de 48 euros. Or, les erreurs de saisie sont fréquentes même lorsque l’entreprise a mis en place un formulaire de remboursement standardisé.

La perte des reçus et des factures, nécessaires pour le traitement des notes de frais, est une autre difficulté majeure à laquelle le service comptable d’une entreprise fait souvent face. Lorsque la politique de dépenses de la structure l’autorise, il est possible de soumettre certains frais sans justificatif. Dans ce cas cependant, il sera nécessaire de faire remplir au salarié qui a égaré le justificatif une attestation sur l’honneur qui certifie qu’il a effectivement supporté une dépense pour le compte de l’entreprise. Bien entendu, la vérification de cette attestation implique une nouvelle perte de temps.

En outre, il n’est pas rare que les salariés remettent leur demande de remboursement en retard. L’entreprise se retrouve alors dans une situation délicate lorsque le formulaire arrive alors que les comptes ont déjà été bouclés. En effet, le délai de remboursement des frais professionnels devient forcément plus long. Or, cela entraîne souvent le mécontentement des salariés et même une perte de motivation chez certains.

Ces diverses raisons expliquent l’intérêt de simplifier la gestion des notes de frais en entreprise.

La gestion des notes de frais en entreprise : une galère
Source : shutterstock.com

Pourquoi dématérialiser la gestion de notes de frais ?

La dématérialisation est l’une des meilleures solutions pour simplifier la gestion des notes de frais. En effet, elle facilite aussi bien la transmission de ces documents que leur traitement. La dématérialisation passe par l’utilisation d’un logiciel de note de frais. Concrètement, les collaborateurs n’ont qu’à prendre en photo leurs justificatifs et envoyer l’image depuis leur ordinateur ou l’application dédiée. Les informations sont ensuite saisies automatiquement grâce au système de reconnaissance optique de caractères du logiciel. Il ne reste alors plus au manager qu’à valider la note de frais.

Grâce à la dématérialisation de ses notes de frais, une entreprise peut faire des économies de papier conséquentes. Celles-ci se situent en effet entre 50 et 75 %. Par ailleurs, l’automatisation des processus supprime les risques d’erreur de saisie et permet aux collaborateurs, aux managers ainsi qu’à la comptabilité de gagner du temps. Les délais de remboursement sont alors réduits, pour la plus grande joie des employés.

En outre, la dématérialisation optimise la traçabilité des notes de frais ainsi que leur suivi. L’entreprise est de ce fait en mesure de limiter les fraudes qui peuvent coûter très cher. Selon une étude, celles-ci sont susceptibles de faire perdre jusqu’à 13 709 euros par an aux PME.

Quels frais sont remboursables par l’entreprise ?

Il est aussi nécessaire de bien choisir le mode de remboursement pour simplifier la gestion des notes de frais. Une entreprise peut opter pour :

  • Le remboursement au réel. Le collaborateur se fait rembourser la somme exacte qu’il a dépensée pour le compte de l’entreprise. L’établissement de la note de frais exige alors un justificatif ;
  • Le remboursement forfaitaire. Avec cette méthode, l’employeur rembourse un salarié jusqu’à un certain montant. Lorsque la dépense est plus importante, le collaborateur prend en charge l’excédent. Le forfait est identique pour tous les employés qui occupent le même poste.

Les principaux frais professionnels remboursés par l’entreprise sont :

  • Les frais de repas ;
  • Les frais d’hébergement ;
  • Les frais de transport ;
  • Les frais kilométriques.
Quels frais sont remboursables par l'entreprise ?
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D’autres frais professionnels peuvent être restitués en fonction de la politique de dépenses de l’entreprise. Il est toutefois indispensable que les collaborateurs respectent les règles qui y sont stipulées pour bénéficier d’un remboursement. Ils doivent par conséquent bien se renseigner sur la politique de dépenses de leur entreprise avant d’engager des frais dans le cadre de leurs missions.

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