Lorsqu’ils engagent des dépenses pour les besoins de leur activité professionnelle, les salariés comme les dirigeants d’entreprise établissent une note de frais pour obtenir un remboursement. Le traitement de ce type de document peut s’effectuer automatiquement. Découvrez les raisons pour lesquelles votre entreprise devrait opter pour l’automatisation de la gestion des notes de frais.
Pourquoi opter pour un logiciel de gestion des notes de frais ?
La gestion des notes de frais est régie par la loi. Le non-respect des règles en la matière donne lieu à des pénalités. À mesure qu’une entreprise se développe, les missions de ses salariés se multiplient. Elle sera donc amenée à traiter un plus grand nombre de notes de frais. Certes, cette tâche peut être effectuée manuellement. Cela dit, entre la récupération des documents, leur vérification et le remboursement des frais professionnels, le processus s’avère fastidieux.
Heureusement, il est possible de générer automatiquement une note de frais grâce à un logiciel ou une application. Facile à mettre en place, ce type d’outil présente de nombreux avantages pour une entreprise. Simplifiant le contrôle des notes de frais, un logiciel ou une application permet notamment de lutter contre la fraude, un fléau qui peut coûter cher. Selon une étude, la fraude aux notes de frais est susceptible de faire perdre aux entreprises européennes comptant au moins 250 collaborateurs jusqu’à 13 709 euros par an.
3 raisons d’automatiser la gestion des notes de frais
L’automatisation de la gestion des notes de frais ne s’adresse pas uniquement aux grandes entreprises. Conscientes des avantages de cette solution, les structures plus petites sont de plus en plus nombreuses à l’adopter. D’ailleurs, il existe désormais des outils de gestion des notes de frais spécialement conçus pour répondre aux besoins d’une PME ou d’une TPE.
Le gain de temps
Le gain de temps est la première raison d’automatiser la gestion des notes de frais. Lorsqu’elle est effectuée manuellement, cette tâche est particulièrement chronophage. Chaque fin de mois, les collaborateurs doivent saisir les dépenses qu’ils ont supportées à titre professionnel et présenter des justificatifs. Grâce à un logiciel de gestion des notes de frais, ces étapes se font en quelques clics sur une plateforme unique. En effet, les collaborateurs n’ont qu’à renseigner leurs dépenses dans le tableau de bord de l’outil et à ajouter les justificatifs. Ils évitent ainsi de perdre du temps et peuvent se focaliser pleinement sur leur cœur de métier. En d’autres termes, l’automatisation de la gestion des notes de frais améliore la productivité des salariés.
De leur côté, le service comptabilité et les managers voient aussi leur travail être grandement facilité. En effet, les calculs des dépenses et des sommes à restituer sont automatisés. Il ne reste par la suite qu’à vérifier les justificatifs et à valider les notes de frais. Le traitement devenant moins long, les remboursements sont opérés plus rapidement, ce qui limite le mécontentement.
La réduction des erreurs
Il s’avère également judicieux d’automatiser la gestion des notes de frais sachant que leur traitement manuel implique souvent des erreurs et des oublis. Or, cela peut entraîner d’importantes pertes financières pour une entreprise.
De son côté, un logiciel de gestion des notes de frais limite les erreurs et les oublis. Concrètement, le collaborateur n’aura qu’à saisir les données dans les champs prévus à cet effet. Toute incohérence sera repérée par l’outil. Par ailleurs, ce dernier intègre toutes sortes de fonctionnalités qui réduisent les erreurs comme :
- La saisie automatique des factures ;
- La conversion automatique des montants dans la devise utilisée par l’entreprise pour les dépenses effectuées à l’étranger ;
- Le calcul automatique des frais kilométriques en fonction des barèmes.
L’analyse des dépenses
En plus de permettre à une entreprise de gagner du temps, automatiser la gestion des notes de frais l’aide à améliorer sa rentabilité. Le tableau de bord de la solution numérique donne au service comptabilité et aux managers la possibilité d’analyser en temps réel les dépenses des collaborateurs (nombre, nature, etc.). Les informations résultant de cette étude constituent un réel atout pour une entreprise. Elles peuvent notamment lui permettre de repenser sa politique de remboursement des notes de frais afin d’améliorer la productivité de ses collaborateurs et d’augmenter sa compétitivité.
Pour les entreprises qui possèdent des filiales, la centralisation des données relatives aux frais professionnels facilite la visualisation des dépenses et le pilotage des remboursements au niveau local pour le siège. Les succursales, quant à elles, peuvent anticiper leurs futures dépenses et adapter leur stratégie de gestion des notes de frais en conséquence.