Signifiant en français, Progiciel de Gestion Intégré (PGI), l’Enterprise Resource Planning est le socle d’un système informatique. Sa mise en place a pour but de rendre aisé le pilotage des rendements d’une structure. Cet outil est également utile pour la centralisation et la sécurisation de l’information. La révision des processus opérationnels est également le but d’un tel outil.
Pour son élaboration, plusieurs corps de métiers doivent être impliqués. Dans ce sens, voici quatre éléments clés qui entrent en jeu lors d’un déploiement de l’ERP.
Faire une analyse minutieuse des conséquences que peut cautionner le déploiement d’un ERP dans votre système d’information
Cette analyse est l’un des premiers critères à considérer avant tout déploiement d’ERP. En effet, les issues de cette étude permettront de savoir comment ajuster le programme de suivi pour un changement effectif. Aussi, à travers cette analyse, vous serez à même d’élucider les points suivants :
- L’impact généré par le déploiement de cet outil sur mes équipes est-il homogène ?
- Faut-il revoir tous les plans de fonctionnement ou les peaufiner avec le déploiement de l’ERP ?
- Mon personnel est-il suffisamment aguerri pour faire face à ce changement digital ?
Ces questions ont pour but de voir l’ampleur qu’aura cette insertion d’ERP sur votre structure, vos outils ainsi que votre culture. Comment procéder alors ?
À travers des sondages, des interviews ou des ateliers de groupe, imprégnez-vous des opinions et avis de vos collaborateurs. Assurez-vous que cette initiative implique toutes les couches de votre structure. Ceci permettra d’avoir un avis complet et significatif. En effet, l’ERP est un système dont le fonctionnement impactera tous les secteurs d’activités de votre organisation du bas de l’échelle jusqu’au sommet. Ainsi, pour que les résultats se sentent à tous les niveaux, toutes les couches doivent être sollicitées.
Faire des comparaisons afin d’opter pour des solutions optimales : une bonne méthodologie et un bon intégrateur
Pour que le déploiement soit un succès, il est impératif de faire des comparaisons de plusieurs offres. En effet, de nombreuses questions taraudent l’esprit quant à la solution idéale à choisir pour le déploiement. Les éditeurs de l’outil ERP sont assez nombreux sur le marché. On peut citer Microsoft, l’oracle, Sage et SAP.
Toutefois, d’autres outils assez efficaces sont également disponibles et peuvent être conformes à vos besoins. Il est alors impératif d’effectuer une comparaison des différentes offres. Tenez compte des éléments clés afin de bien comparer et d’aiguiser au mieux votre choix. Cela y va de la conformité de l’éditeur choisi à vos besoins. Faut-il donner priorité à une solution full standard ou étendre des fonctionnalités particulières ? La solution Juste Mix serait-elle la meilleure option ?
Aussi, les points suivants sont à considérer :
- L’adéquation de ce déploiement d’ERP avec les outils déjà disponibles sur votre système d’information
- L’installation d’un ERP en acquisition à savoir On Premise ou en abonnement comme le SaaS
- La mobilité : afin de rendre l’accès facile à certaines couches de la société, certaines structures optent pour une accessibilité à l’ERP à travers des téléphones Android ou des tablettes.
Dans la même optique, pour effectuer le choix de l’intégrateur qui prendra les commandes pour le développement des fonctionnalités particulières ainsi que le déploiement de l’outil, il est impératif de prendre des informations sur le concerné. Ses références, son expertise, sa renommée ainsi que ses expériences doivent être prises en compte. Un spécialiste de l’ERP SAP, c’est un professionnel qui saura installer un outil assez performant.
Aussi, l’intégrateur choisi vous donnera sûrement une méthodologie du projet que ce soit du waterfall, de l’agile ou autres. Par conséquent, vous devez faire attention aux détails de cette méthodologie puisqu’elle peut avoir des incidences sur
- Le dévouement ainsi que les compétences requises pour vos collaborateurs
- La portée de la sécurisation apportée par l’outil ERP
- L’évolution projet au cœur de votre structure
Opter pour des formations ainsi que des communications pour un meilleur accompagnement de votre équipe sur l’insertion de cet outil
Le déploiement d’un ERP est une opération qui apporte un certain nombre de changements ainsi que des réorganisations dans l’entreprise qu’il faille piloter. Cela impactera le fonctionnement de la structure, les corps de métier, les habitudes des collaborateurs de même que la culture de la société.
Pendant vos analyses préalables, il est important de voir comment vos collaborateurs perçoivent les changements qu’engendre la mise en place de cet outil. Cela sera utile pour déceler les points de résistance afin de réaménager votre cahier de charge et instaurer un appui de proximité.
Tout au long du processus d’intégration de l’outil, il est important de donner des informations et explications à vos collaborateurs. Ceux-ci doivent se sentir complètement associés à cet outil. Les différentes questions qui émanent de vos collaborateurs doivent susciter de l’intérêt chez vous. Veuillez trouver les mots justes pour leur apprendre davantage sur l’outil et son fonctionnement. Une équipe mieux informée et mieux aguerrie saura comment se sublimer pour donner des rendements meilleurs.
De plus, ne vous limitez pas seulement à la communication. Organiser des formations pour accompagner vos employés dans la maîtrise de ce nouvel outil de travail. C’est un critère important qu’il faut considérer.
Avoir une totale maîtrise de votre projet d’entreprise et donner un meilleur accompagnement à vos collaborateurs
La confiance est un facteur important dans le processus de réussite d’un changement. Il est donc important de créer une atmosphère de confiance au sein de votre groupe dès que les premières bases de l’outil sont sur le point d’être mises en place. Le sponsoring projet par un management de qualité de l’entreprise est une option pour créer cette atmosphère de confiance.
Faire la promotion du projet d’entreprise en vous fixant un but, en expliquant les raisons qui motivent la mise sur pied d’un tel projet ainsi que les résultats escomptés. Quelles sont les raisons de l’insertion de cet outil ? En quoi, est-il utile à l’évolution de l’entreprise ?
Associer toutes les couches de la société à l’élaboration de ce projet. Écoutez les conseils de vos collaborateurs directs et prenez note de leurs avis sur les différents axes du projet.
Motivez le groupe et galvanisez-le. Pour la réussite du projet, il est important de mettre en place une équipe digne de ce nom. Plusieurs personnes compétentes seront associées. Ces dernières vous donneront les besoins fonctionnels susceptibles de propulser l’essor du projet. Les collaborateurs qui intègrent l’équipe projet effectueront leurs tâches au sein de l’entreprise et mèneront également à bien la mise en place de l’outil. Une raison de plus pour les encourager.
Le déploiement d’un ERP n’est pas chose aisée. Cela implique non seulement des délais importants, mais aussi un investissement assez conséquent. D’importantes décisions qui bouleverseront l’organisation et le fonctionnement de la structure devront être également prises.