L’encaissement est un acte récurrent et délicat pour tout type de commerce. Ainsi, vous devez choisir un système performant et fiable pour gérer cette opération cruciale pour votre activité. Avec les bons outils, vous pourrez limiter les pertes de temps et les risques d’erreurs à la caisse. Vous bénéficierez par ailleurs d’autres options facilitant votre comptabilité et votre gestion de stocks.
C’est quoi une solution d’encaissement ?
Vous utilisez une caisse enregistreuse ? Il s’agit de votre solution d’encaissement. Cette appellation englobe tout type de matériel permettant de traiter le paiement dans un établissement commercial. Elle tend toutefois à se réduire aux logiciels spécialisés depuis l’entrée en vigueur de la loi antifraude applicable aux caisses. Pour autant, les choix ne sont pas limités sur le marché.
Aujourd’hui, vous pouvez trouver des solutions adaptées, que ce soit pour ouvrir une boulangerie ou une supérette. Vous devez seulement cerner vos attentes pour choisir le meilleur outil pour votre entreprise. À la base, ce type d’équipement sert à traiter les transactions à la caisse. Il est traditionnellement associé au paiement en espèces. Cependant, les besoins ont changé avec l’évolution des habitudes de paiement.
L’encaissement a notamment été transformé par la démocratisation des cartes de paiement et du sans contact. Ces dernières années, les consommateurs se sont aussi tournés vers les solutions dématérialisées pour régler leurs achats. Les professionnels ont donc dû s’adapter en conséquence. D’autre part, l’avènement de l’e-commerce a incité à repenser le système et l’idée d’encaissement.
Quels sont ses avantages ?
Ce type de solution permet avant tout de faciliter les transactions commerciales comme l’a démontré la carte de paiement. Cet avantage est d’autant plus perceptible avec les logiciels dédiés et les applications de caisse. Vous n’aurez besoin que d’un PC, d’une tablette ou d’un smartphone pour optimiser la gestion des paiements.
D’autre part, ces outils limitent les risques d’erreurs au quotidien et dans les écritures comptables. Les anomalies dans les comptes peuvent pourtant causer des problèmes avec l’administration fiscale. Enfin, les solutions actuelles aident à respecter la loi en vigueur. Pour rappel, les commerces doivent se servir d’un logiciel de caisse certifié depuis le 1er janvier 2018. Cette mesure cible les fraudes à la TVA.
Ce type d’outil peut aussi faciliter la gestion de vos stocks. Les caisses connectées peuvent effectivement intégrer des fonctionnalités de gestion. Dans ce cas, les achats seront retirés en temps réel des articles disponibles dans le catalogue. Vous aurez donc une meilleure perception de vos ventes et de l’état des stocks. Cette situation aide à améliorer significativement la fiabilité des projections sur ces deux plans.
Quelles sont les différentes solutions d’encaissement possibles ?
Une solution d’encaissement peut se présenter sous deux formes : informatisée ou mécanographique. Dans sa version traditionnelle, la caisse enregistreuse repose sur ce second principe, même si elle inclut des éléments électroniques. Elle peut aussi être équipée de périphériques comme un tiroir-caisse, un afficheur de prix, un lecteur de codes-barres, une imprimante de tickets… Selon l’équipement, ce type d’outil peut :
- Effectuer des calculs (avec taxes) et donner les résultats ;
- Imprimer les relevés de caisse et les tickets des clients ;
- Actionner le tiroir-caisse ;
- Lire des codes-barres ;
- Prendre en charge les cartes de paiement.
Avec les systèmes informatisés, ces fonctionnalités sont complétées par des options couvrant les stocks, la comptabilité, les cartes de fidélité… Ces terminaux de point de vente peuvent être installés sur un PC ou un appareil mobile. Ils permettent ainsi de gagner en efficacité, indépendamment de la taille de votre commerce.
Comment choisir celle qui est faite pour votre entreprise ?
Pour bien choisir une solution d’encaissement, vous devez analyser vos besoins et vos moyens de manière pragmatique. Un petit commerce risque, par exemple, de ne pas pouvoir rentabiliser une caisse enregistreuse professionnelle sophistiquée. À l’inverse, une application pour TPE ne convient pas un restaurant à forte affluence.
Vous devez penser en priorité à ne pas perdre de temps et de l’argent. Cette méthode est assez simple, mais nécessite une grande lucidité. Vous devez par ailleurs anticiper la croissance de votre structure. Concrètement, vous avez besoin de chercher un outil pratique, rentable, évolutif et adapté à votre secteur.
Enfin, vos concurrents représentent d’excellentes références pour trouver l’outil fait pour votre entreprise. Ils peuvent même vous aider en cas de contreperformances. Vous aurez alors la possibilité de limiter vos choix dans le domaine. Grâce à leur expérience, vous réussirez également à assimiler les bonnes pratiques en la matière.