Les logiciels SIRH sont de plus en plus utilisés au sein des entreprises françaises. Cet essor est lié à la capacité de ces outils à répondre à différentes problématiques des ressources humaines. La gestion des congés est l’une d’elles. Découvrez l’intérêt d’utiliser un logiciel SIRH pour gérer les congés dans votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un SIRH ?
Le SIRH (système d’information des ressources humaines) est une solution qui optimise les missions des ressources humaines d’une entreprise grâce à la centralisation des informations RH ainsi qu’à l’automatisation des tâches chronophages et répétitives incombant au service RH. Il comporte plusieurs briques logicielles. Chacun de ces modules assure une fonction spécifique. Il est possible de les classer en 4 grandes catégories :
- Le module de gestion de la paie qui automatise la gestion de la paie en centralisant toutes les informations y afférentes comme le nombre d’heures travaillées d’un collaborateur, ses congés, ses absences, etc. ;
- Le module de gestion des prestations de travail qui simplifie la gestion du planning de présence des salariés et automatise la gestion des congés et des absences. Il est possible de relier un logiciel gestion congés au SIRH pour bénéficier de fonctionnalités plus étendues ;
- Le module de gestion des prestations sociales comme celles relatives à l’Assurance Maladie, aux pensions complémentaires, etc. ;
- Le module de gestion de l’humain qui optimise la gestion des ressources humaines proprement dite. Il facilite le recrutement, la gestion des compétences, la formation, etc.
Une entreprise dispose de 2 possibilités pour mettre en place un SIRH. Elle peut notamment choisir le mode on-premise. Dans ce cas, le logiciel est installé sur ses serveurs. L’entreprise doit se procurer une licence auprès du fournisseur pour pouvoir utiliser l’outil. Le SIRH en mode SaaS (Service as a Software) constitue la seconde option. Avec cette solution, le logiciel est hébergé dans des serveurs externes ou le Cloud. Pour en bénéficier, l’entreprise s’acquitte d’un abonnement auprès du fournisseur.
En quoi un SIRH peut vous aider dans la gestion des congés ?
En optant pour la gestion des congés avec un SIRH, vous pourrez visualiser en temps réel le calendrier des congés de vos collaborateurs ainsi que le planning de leurs absences. Vous serez ainsi en mesure de mieux organiser la répartition des tâches du personnel.
Par ailleurs, le logiciel SIRH évite aux salariés de faire des demandes aux mêmes dates, car il affiche clairement les congés qui ont déjà été posés. Qui plus est, l’outil permet de répartir équitablement les périodes de congés en fournissant l’historique des congés pris par chaque salarié.
D’autre part, la gestion des congés avec un SIRH procure un gain de temps considérable. Les collaborateurs n’auront plus à remettre un formulaire papier, susceptible de se perdre, et à faire des allers-retours pour faire approuver leur requête. Grâce au logiciel SIRH, les demandes s’effectuent rapidement en ligne. De leur côté, les managers pourront accepter les demandes de congés dans un délai raisonnable, car les circuits de validation sont automatisés par l’outil.
Vous n’êtes pas sans savoir que le calcul des soldes de congés des salariés est une tâche fastidieuse. En effet, il est nécessaire de prendre en compte des notions comme les droits d’acquisition des congés, les jours fériés, les régimes à temps partiel, etc. Grâce à un logiciel SIRH, le calcul est automatisé, ce qui évite les erreurs. Les informations transmises au service de paie seront ainsi totalement fiables.
Comment réussir votre digitalisation de la gestion des congés ?
La digitalisation de la gestion des congés au sein de votre entreprise exige de recourir à un SIRH. Le module de cet outil prévu à cet effet vous permettra de dématérialiser l’ensemble des processus liés à la gestion des congés du personnel.
Il ne suffit cependant pas d’installer l’outil. Il est essentiel de le faire adopter par le plus grand nombre. La réussite de la gestion des congés avec un SIRH en dépend. Gardez à l’esprit que la mise en place d’une telle solution représente un changement. Or, ce dernier suscite généralement de la résistance. En prévision d’une telle situation, il est nécessaire d’établir une stratégie de conduite du changement.
Veillez à impliquer vos collaborateurs dans le projet SIRH dès le début pour favoriser leur adhésion. Tout au long de sa mise en œuvre, communiquez auprès d’eux pour donner du sens au changement. Il faut savoir que la résistance est en grande partie liée à l’incompréhension. Organisez aussi des formations pour aider vos collaborateurs à prendre en main le logiciel. Une fois l’outil en place, restez à leur écoute pour pouvoir leur fournir une assistance au cas où ils en auraient besoin.