Comment faire une déclaration préalable à l’embauche ?

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La déclaration préalable à l’embauche est une procédure obligatoire pour toute personne sur le point de signer un contrat de travail avec un nouvel employeur. Encore appelée DPAE, il s’agit d’une formalité nécessaire pour tous les salariés, et aucun employeur ne peut s’y soustraire.

Qu’est-ce qu’une déclaration préalable à l’embauche ?

Tel que souligné plus haut, la déclaration préalable à l’embauche est une procédure de déclaration qui précède toute nouvelle embauche de salarié en France. Il s’agit, en effet, d’une procédure de déclaration systématique et nominative, qui doit être effectuée pour tous les salariés qui sont sur le point de se faire embaucher.

La DPAE peut se faire de plusieurs façons, mais le plus important est de savoir qu’il s’agit d’une tâche qui incombe à l’employeur. Celui-ci peut donc choisir de réaliser la déclaration pour son nouvel employé en effectuant un appel téléphonique, en envoyant une lettre recommandée avec avis de réception ou simplement en envoyant un fax.

Il est aussi libre de faire le déplacement pour se rendre dans les locaux de l’organisme de protection sociale, un organisme appartenant à l’Urssaf. Pour finir, il faut aussi noter que depuis plusieurs années, il est possible de faire la déclaration préalable à l’embauche en passant par la formalité de déclaration unique d’embauche. Les employeurs disposent donc de plusieurs options pour accomplir cette formalité.

Qui est concerné par la déclaration préalable à l’embauche ?

La formalité de DPAE concerne toutes les personnes ayant le statut de salarié dans une entreprise, à l’exception des stagiaires. Cela signifie que peu importe la nature du contrat de travail, sa durée ou même son lieu d’exécution, tous les salariés doivent faire l’objet d’une déclaration préalable à l’embauche.

C’est pour cette raison d’ailleurs que certains dispositifs d’embauche intègrent directement cette formalité. Toutefois, pour tous les autres dispositifs, il est nécessaire que tout employeur, avant d’engager un premier collaborateur ou toute autre personne dans son entreprise, accomplisse la formalité de DPAE.

Ainsi, les personnes concernées par cette formalité sont :

  • Les travailleurs à domicile
  • Les journalistes et artistes
  • Les intermittents du spectacle et les pigistes
  • Les salariés intérimaires
  • Les salariés sous contrat d’apprentissage ou de qualification
  • Les salariés sous contrat à durée déterminée et indéterminée.
Qui est concerné par la déclaration préalable à l’embauche ?

Comment faire une déclaration préalable à l’embauche ?

Avant de faire une déclaration préalable à l’embauche pour un nouveau salarié, un employeur doit avant tout connaitre les mentions obligatoires à inscrire sur le formulaire. Ces mentions sont les suivantes :

  • Les informations relatives au salarié, c’est-à-dire l’identité, le sexe, la date de naissance, le numéro de sécurité sociale
  • Les informations relatives à l’employeur telles que la raison sociale, l’adresse de l’établissement, le numéro SIRET, etc.
  • Les informations relatives au contrat du travailleur, entre autres la nature du contrat, la durée de la période d’essai, etc.

Ainsi, pour effectuer cette formalité, l’employeur doit généralement passer par le site net-entreprises.fr. Il doit absolument le faire après la signature du contrat de travail, et au moins huit jours avant la prise de fonction du salarié.

Alors une fois sur le site permettant de faire la déclaration préalable à l’embauche, vous remplissez le formulaire en prenant soin de ne pas oublier les mentions obligatoires. Ensuite, il faudra faire un dépôt de fichier issu de votre SIRH ou logiciel de paie. Après quoi, vous devrez transmettre la déclaration à l’Urssaf.

Vous recevrez plus tard un accusé de réception dont une copie doit être transmise au salarié. Vous pouvez aussi choisir de lui transmettre plutôt une copie de la DPAE elle-même.

Il est important de noter que les employeurs qui ne se soumettent pas à cette formalité pour l’un de leurs salariés, s’exposent à des sanctions juridiques. Ils auront en effet une pénalité financière à payer pour cause de travail dissimulé.

Quelles sont les formalités de la dpae ?

Étant un préalable obligatoire à l’embauche, la DPAE est une procédure que tout employeur doit connaitre et comprendre. Elle permet en effet de réaliser plusieurs formalités très importantes pour l’embauche. Ainsi, parmi les formalités qui composent la déclaration préalable à l’embauche, on retrouve :

  • La déclaration de première embauche dans une entreprise
  • L’immatriculation du travailleur à la caisse primaire d’assurance maladie
  • L’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale
  • L’immatriculation de l’employeur au régime d’assurance chômage en cas d’embauche d’un premier travailleur
  • La demande de visite d’information et de prévention
  • L’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail
  • Le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales.

Comme vous pouvez le voir, ce sont là toutes les formalités que tout employeur doit faire auprès de l’Urssaf. La déclaration préalable à l’embauche vous permet de les effectuer au même moment en une seule procédure. Cela représente de ce fait un avantage aussi bien pour les salariés que pour les employeurs. Vous avez donc tout intérêt à faire une DPAE pour toute nouvelle embauche au sein de votre entreprise.

Quelles sont les formalités de la dpae ?

La déclaration préalable à l’embauche est une procédure qui concerne tous les salariés d’une entreprise, mis à part les stagiaires. Elle s’avère être bénéfique pour chacune des deux parties d’un contrat de travail, alors en tant qu’employeur, n’hésitez pas à vous acquitter de cette tâche dans les délais prévus par la loi.

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