Pour faire de votre séminaire une parfaite réussite, il est fondamental de bien choisir la salle dans laquelle se déroulera l’événement. Si vous souhaitez trouver le cadre idéal pour votre rassemblement, quelques conseils pratiques vous aideront à choisir la salle idéale.
Cherchez le lieu idéal pour votre séminaire
Pour choisir la bonne salle de séminaire, l’un des premiers critères à prendre en compte est le lieu où se fera l’événement. La France regorge de lieux très appréciés pour organiser des séminaires. Si vous souhaitez en trouver un à proximité de Paris, vous pouvez consulter une plateforme web, comme par exemple kactus.com/fr/france/reims, où des experts en événementiel donnent leurs conseils pour guider vos choix. Ces derniers vous aideront à trouver le meilleur endroit pour votre événement. Ils sont également à même de vous composer un devis sur mesure. Il suffit de choisir la formule qui convient et l’organisation de votre séminaire pourra débuter.
Le choix du centre-ville
Une fois que vous avez trouvé la ville où se tiendra l’événement, il ne restera qu’à choisir l’emplacement.
Vous avez la possibilité d’opter pour une salle en centre-ville pour profiter des multiples services présents dans les agglomérations, et notamment les transports en commune pour faciliter l’accessibilité de vos partenaires à votre événement. S’il s’agit d’un séminaire résidentiel, vous pouvez louer une salle dans un hôtel du centre-ville. Votre choix peut également porter sur un complexe événementiel, s’il s’agit d’un séminaire de formation. De plus, vous bénéficiez des nombreux services de proximité des centres-villes, tels que des restaurants étoilés pour vos dîners de séminaire, et de multiples espaces de congrès pour vos salons et colloques.
Vous avez aussi la possibilité de vous tourner vers des lieux éloignés, si les animations prévues vous y obligent.
Le choix d’un endroit calme
Le lieu choisi pour votre séminaire témoigne du ton et du style que vous souhaitez donner à votre événement. Pour changer du quotidien, privilégiez un cadre idyllique plus calme et plus tranquille. N’hésitez donc pas à chercher un château, une bâtisse historique ou un domaine. Si vous souhaitez organiser de nombreuses activités pendant les temps de pause, la meilleure solution est de trouver une salle à la campagne, proche de chemin de randonnées par exemple, ou de sites d’escalade si vous souhaitez que vos collaborateurs puissent s’oxygéner entre deux séminaires.
Considérez le nombre et le profil des participants
Pour choisir la salle la plus adaptée à votre événement, vous devez également avoir une idée de vos besoins en espace. Il vous faut donc connaître le nombre de personnes qui prendront part au séminaire pour définir précisément les dimensions de la salle à louer. Que ce soit pour accueillir 10, 20 ou 150 personnes, vous trouverez certainement la salle qui répond le mieux à vos besoins. Il convient cependant de s’assurer que chacun des convives confirme sa présence avant de faire votre réservation. Cela vous évitera un choix d’espace trop grand ou trop petit. Pour optimiser l’espace, il est vivement conseillé d’opter pour une salle modulable. Vous pourrez ainsi changer sa configuration afin de contenir tous vos invités.
Un autre critère à considérer dans le choix d’une salle de séminaire est le profil des participants. Ce paramètre vous permettra de déterminer les activités à mettre en place. Quel que soit l’objectif pour lequel le séminaire est organisé (améliorer la productivité des salariés, accélérer le développement de l’entreprise, réaliser un projet précis, etc.), il est primordial de répondre aux attentes des participants. Vous devez donc tenir compte de leurs centres d’intérêt pour choisir la salle la plus appropriée. Il peut s’agir par exemple d’un séminaire de cohésion d’équipe pour des collaborateurs issus de différentes générations (génération X, génération Y…). La meilleure solution sera donc de louer une salle qui propose des activités susceptibles d’intéresser tous les membres de votre équipe. Une salle inadaptée aux activités choisies peut augmenter les risques d’échec de votre événement.
Tenez compte du thème du séminaire
La salle doit également s’adapter à l’esprit du séminaire. Il faudra alors bien définir le genre d’événements que vous êtes censé organiser. Pour un séminaire décontracté, le mieux est de choisir un lieu simple qui fera l’unanimité. Vous pouvez vous tourner vers une salle classique dans un hôtel.
La décoration et l’agencement de la salle doivent également être bien pensés pour faciliter le déroulement du programme. Choisissez une salle qui propose des sièges confortables et qui est dotée d’un bon éclairage et d’une bonne aération. Tous ces facteurs peuvent avoir des impacts positifs sur la concentration des participants.
Faites attention aux équipements disponibles dans la salle
Un autre élément déterminant dans le choix de la salle que vous envisagez de privatiser est l’équipement nécessaire. Que l’événement soit prévu pour une demi-journée, une journée ou plusieurs jours, la salle à louer doit être bien équipée. Un manque au niveau du matériel peut nuire à votre événement. Il importe donc de définir avec précision les besoins techniques de votre séminaire, et de vérifier si le prestataire est en mesure de mettre les équipements nécessaires à votre disposition. La salle doit alors être équipée d’un :
- mobilier (des chaises, tables, bureaux et d’autres équipements de bases),
- matériel de sonorisation pour permettre que les échanges soient audibles,
- vidéoprojecteur et d’un écran de projection pour diffuser vos messages ou votre présentation.
La présence de tous ces éléments et d’une connexion Internet est par exemple indispensable, si votre objectif est de réaliser une formation pour améliorer les compétences de votre équipe. Si vous projetez d’organiser un séminaire de motivation, vous devez vous assurer de la présence de tous les équipements nécessaires à la détente de vos invités. Il est également fondamental que votre salle soit équipée d’un climatiseur ou d’un chauffage. Cela garantit le confort thermique du lieu, quel que soit le temps qu’il fait.
Choisissez une salle de séminaire en fonction de votre budget
Le budget est aussi un critère déterminant dans le choix de votre salle de séminaire. C’est en fonction de votre budget que vous saurez si votre projet est réalisable ou non. Vous aurez donc à trouver la meilleure salle qui prend en compte vos ressources.
Les prestataires facturent généralement le service de location à la journée et par participant. Le tarif dépendra donc de la durée de l’événement et du nombre de participants, etc. Plus la capacité de la salle est grande, plus elle coûtera cher. Le coût de la location d’une salle varie aussi en fonction du standing et des services associés (packages location, café d’accueil, kit de papeterie, parking privé, etc.). Il est conseillé de bien étudier le devis qui vous est proposé pour déterminer le prix correspondant à chaque service et faire le choix selon votre convenance.
Chez certains prestataires, le service traiteur est inclus dans la location de salle. Pour louer une salle de séminaire dans un hôtel pour la journée avec 2 collations et 1 déjeuner par exemple, vous devez prévoir environ 54 € HT par personne. Le prix variera également si les participants doivent passer la nuit à l’hôtel. Il faudra donc compter 179 € HT par personne pour une salle louée pour la journée avec 2 collations, 1 petit-déjeuner, 1 déjeuner, 1 dîner et 1 nuit en chambre simple. Le budget que vous aurez à prévoir doit donc couvrir toutes ces exigences.
En définitive, la liste des critères à prendre en compte pour choisir votre salle de séminaire n’est pas exhaustive. Toutefois, les paramètres énumérés ci-dessus sont les principaux à étudier pour vous assurer du bon choix pour vos invités, pour votre entreprise et surtout pour votre trésorerie.