Un signe clair que l’économie n’est pas aussi forte qu’elle devrait l’être, c’est que les histoires de batailles de recouvrement se multiplient. Pour les propriétaires d’entreprise, surtout ceux dont la clientèle est plutôt petite, quelques paiements qui transforment le calendrier habituel de 30 jours en un calendrier plus lent de 45 jours peuvent faire la différence entre payer la paie et avoir à traiter avec un bureau rempli d’employés en colère.

De nos jours, aucune entreprise ne peut être considérée comme immunisée contre le syndrome du retard de paiement. Avec la baisse des revenus et les réserves affectées, toutes les entreprises n’ont pas le coussin de trésorerie nécessaire pour survivre à la disparition d’un client. Lorsque les appels téléphoniques restent sans réponse et que les chèques rebondissent par manque d’argent, il est facile et compréhensible de se fâcher.

Face à cette situation, il est tentant d’être inflexible quant aux arguments ou excuses des clients délinquants. Par exemple : “Êtes-vous en retard dans votre comptabilité parce que votre mère est à l’hôpital ? Payez-moi ! Un incendie dans le bâtiment où votre bureau est détruit tous vos dossiers ? Payez-moi !

Vous n’avez pas non plus besoin d’aller jusqu’au bout en engageant deux voyous pour récupérer l’argent qu’ils vous doivent. Et vous n’avez pas toujours besoin de l’aide d’un cabinet d’avocats. Les experts s’entendent pour dire que lorsqu’elles sont bien gérées, les stratégies de facturation et de recouvrement peuvent devenir la clé du renforcement des relations avec la clientèle plutôt que de les détruire ou de les compliquer.

Au cours des derniers mois ou du reste de l’année, vous avez probablement été confronté à certaines des situations suivantes où la constante est la suivante : des clients qui, pour une raison ou une autre – valide ou non – ont pris du retard dans leurs paiements. L’important est de savoir comment résoudre chacun de ces tests. Cela en vaut la peine, car l’avenir de votre entreprise en dépend.

Problème 1 : La facture a 25 jours de retard et votre client demande maintenant une restructuration de son système de paiement.

Les spécialistes du recouvrement vous conseillent, si vous pouvez l’éviter, de ne pas devenir la banque de votre client. Une meilleure solution est de présenter d’autres options, par exemple le paiement par carte de crédit (personnel ou professionnel).

“Si vous avez un ordre de paiement de 5 000 $ ou de 10 000 $ et que le débiteur ne veut pas couvrir le montant avec sa carte de crédit, vous êtes en difficulté “, déclare Steve Wideman, vice-président directeur du service de recouvrement pour Credit Control LLC. “C’est un signe que vous ne serez certainement pas en mesure de percevoir, parce que si cette personne n’est pas prête à porter le montant à sa propre carte, c’est un fait qu’elle n’est pas certaine d’avoir de l’argent à payer.

Si vous acceptez une restructuration par versements, commencez par demander à votre client ce qui a causé le retard et écoutez attentivement la réponse. “Cela vous donnera des indices sur votre situation et sur la façon dont elle vous affecte finalement “, dit Steve Harms, co-auteur du livre Credit and Collection Handbook for Idiots, qui ajoute : ” Si le débiteur fait face à de sérieux problèmes, vous pouvez probablement établir un calendrier des versements et établir le premier paiement pour aujourd’hui. Insister sur “aujourd’hui” est la clé, dit l’expert, “c’est un test brutal pour savoir si le client ment.

Problème numéro 2. Le client s’excuse en soutenant que des problèmes personnels l’ont empêché de se tenir au courant.

Nous devons tous faire face à de graves problèmes qui peuvent détourner notre attention de la façon dont l’entreprise fonctionne. Dans cette situation, méfiez-vous de l’expression ” les affaires sont les affaires “, conseille M. Harms. Les relations avec la clientèle sont habituellement fondées sur un certain sentiment d’attachement personnel, et il est important de le reconnaître, mais il ne faut pas que la relation l’emporte sur le besoin de recevoir votre paiement.

Le spécialiste assure également que “nous devons trouver un moyen de donner la priorité au paiement, même lorsque le client a des problèmes personnels”. Pour ce faire, il suggère d’élaborer une demande de paiement qui reflète vos préoccupations, tout en conseillant au client de ne pas aggraver ses préoccupations quant à la façon de prioriser le paiement, même si le client a des problèmes personnels.

Pour ce faire, il suggère d’élaborer une demande de paiement qui reflète vos préoccupations, tout en conseillant au client de ne pas aggraver ses affaires personnelles en créant des problèmes de crédit et d’affaires.

Louis Center for Technology and Small Business Development de l’Université du Missouri, suggère aux propriétaires de petites entreprises de ne pas essayer d’impressionner leurs clients en leur disant qu’un retard de paiement de 30 jours ne leur causera aucun problème. “Apprenez à renverser la conversation – surtout lorsque vous avez toutes sortes d’excuses – et dirigez-la vers le point principal, qui est de vous convaincre que c’est dans votre meilleur intérêt de maintenir la relation.

Problème numéro 3. Le client est un ami qui essaie d’utiliser sa relation personnelle avec vous pour prolonger le délai de paiement.

Harms dit qu’il peut réfuter ce prétexte à un ami d’une façon ou d’une autre en disant : “Parce que nous sommes amis, laissez-moi vous dire que votre principale préoccupation devrait être l’exécution de vos paiements en temps opportun. Tu ne veux pas être connu pour ça. Vous ne voulez pas avoir une tache sur votre dossier de crédit. Vous ne voulez pas qu’il y ait un conflit au cas où vous auriez besoin d’une commande urgente et ensuite je vous dis que je ne peux pas vous l’envoyer à moins que demain matin, à la première heure, je reçois le chèque pour ce que vous me devez. Il faut s’affirmer. “Et si l’amitié se détériore un peu, ce n’est pas possible : vous avez une obligation envers votre entreprise “, ajoute-t-il.

Problème numéro 4. Le client ne répond pas à vos appels, ne répond pas à vos messages vocaux ou à vos courriels.

Dans ce cas, la liste des mesures immédiates devrait comprendre les éléments suivants.

– Vérifiez vos fichiers pour voir si vous avez eu des problèmes de paiement avec ce client dans le passé.

– Vérifiez sur Internet si le site Web de votre entreprise est toujours actif et s’il est à jour.

– Elle confirme que l’entreprise existe toujours, qu’elle est toujours là physiquement, qu’elle fonctionne et qu’elle est viable.

– Envoyez une lettre recommandée pour confirmer que le client continue de recevoir de la correspondance.

– Demandez si les autres fournisseurs de cette personne sont également confrontés à des retards de paiement.

– Examinez le dossier de crédit de votre client pour obtenir des renseignements supplémentaires qui vous permettraient de communiquer avec lui : téléphone cellulaire ou téléphone à domicile, adresse domiciliaire ou courriel personnel, et même des renseignements sur Facebook ou Twitter.

Problème numéro 5. Le premier chèque a été “envoyé”, mais il n’est jamais arrivé. Et la même chose s’est produite avec le chèque qu’il a utilisé pour remplacer le premier.

Ne le laissez pas vous “envoyer” un autre chèque. Dites au client que vous enverrez une personne de confiance à votre bureau cet après-midi pour récupérer l’argent et insister pour que les paiements soient effectués par chèque certifié.

“Franchement, à ce stade, je pense que c’est un menteur. Et une fois que quelqu’un a perdu de la crédibilité pour vous, vous devez y mettre un terme “, dit M. Harms. Il vous suggère néanmoins de garder votre sang-froid : “Ne laissez pas le débiteur faire ressortir votre pire partie. Si tu te mets en colère et raccroches le téléphone, tu es perdu.”

Wideman convient que même s’il n’est pas productif de perdre le contrôle, à ce stade, vous devez appeler votre client et lui faire comprendre qu’il a manqué à ses engagements. Ça n’a pas d’importance si ça ruine le lien entre eux. “S’ils ne vous paient pas, ce ne sont pas de bons clients”, phrase.

Problème numéro 6. Chèques sans fonds

Vous savez déjà qu’un chèque sans provision ou un chèque émis contre un compte radié peut modifier vos propres engagements de paiement. Ce que vous ignorez peut-être, c’est que si vous déposez un chèque frauduleux d’un client, votre banque a le droit d’annuler votre compte et de bloquer vos fonds. Si vous recevez un paiement d’une façon que vous soupçonnez, protégez votre entreprise et demandez conseil à votre banque sur la façon de le traiter avant de prendre la décision de le déposer.

Face à cette situation, Wideman propose de faire des “appels de facturation” aux nouveaux clients avant la première date de paiement, sous prétexte ? Assurez-vous que la facture est claire et qu’il n’y a aucun problème avec le produit ou la livraison. De cette façon, vous indiquerez clairement que vous avez rempli votre part du contrat et que vous attendez donc votre paiement à temps.

Formez vos clients à payer à temps. Pour atteindre cet objectif, n’hésitez pas à appeler pour vous assurer que tout est en ordre. “Vous avez fourni le service. Vous devez conclure la vente. Et la vente se termine lorsque l’argent est encaissé sur votre compte “, conclut M. Harms.

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