En France, la loi soumet tous les professionnels à l’obligation d’établir une facture. Et ce, en respectant certaines règles bien précises. Pour ce faire, beaucoup d’auto-entrepreneurs et de TPE optent encore pour l’édition manuelle des documents à l’aide d’un tableur. Cependant, il existe aujourd’hui une alternative beaucoup plus simple, plus sûre et plus efficace : la facturation en ligne. Découvrez dans cet article le principe de cette solution et ses principaux avantages.

La facturation en ligne : en quoi cela consiste et comment choisir le bon logiciel ?

La facturation en ligne est un mode de travail qui reprend les principes de la facturation électronique. Cependant, elle diffère de cette dernière par le fait que le logiciel qui édite la facture est hébergé dans le Cloud et non installé sur votre ordinateur de travail.

Actuellement, les solutions de facturation en ligne sont pléthoriques sur le marché. Le tout sera alors de choisir celle qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise et qui pourra également accompagner l’évolution de votre activité. Il sera alors nécessaire de définir au préalable les besoins de votre entreprise en matière de factures. Dans cette optique, il est vivement recommandé de :

  • Évaluer la solution de facturation que vous utilisez actuellement : vous assure-t-elle une pleine et entière satisfaction ou doit-elle encore être améliorée ? Si oui, que faudrait-il améliorer ?
  • Déterminer le nombre de vos clients ainsi que le nombre de factures que vous éditez annuellement.
  • Établir la liste des fonctions dont vous avez besoin pour l’édition de vos factures.

facture en ligne

En fonction des moyens financiers de votre entreprise, vous pourrez ensuite vous tourner vers une solution gratuite ou payante. Dans tous les cas, l’idéal est d’opter pour une solution facile d’utilisation et qui vous permettra de vous conformer à la réglementation en vigueur en ce qui concerne la facturation.

Pour rappel, selon la loi française, une facture doit obligatoirement mentionner le numéro de la facture, sa date d’émission, la date de la vente ou de la prestation de service, l’identité complète des parties prenantes de la transaction, la désignation et les détails du produit ou du service, le prix unitaire du produit ou service hors TVA, le taux de TVA légalement applicable, le numéro individuel d’identification à la TVA, les éventuelles réductions ou majorations de prix, la somme totale à payer ainsi que les modalités et autres conditions de paiement.

La facturation en ligne : quels sont les principaux avantages ?

L’accès à distance

Hébergées dans le Cloud, les solutions de facturation en ligne sont généralement accessibles depuis une interface web. Autrement dit, vous pouvez y accéder à tout moment et où que vous soyez du moment qu’une connexion internet est disponible. Et ce, depuis n’importe quel appareil, un ordinateur, une tablette et même un smartphone. En effet, de plus en plus de prestataires proposent désormais des applications de facturation en ligne qui s’adaptent aussi bien aux écrans pour ordinateur qu’aux mobiles. C’est un avantage très pratique surtout si l’activité de votre entreprise vous impose des déplacements fréquents.

Par ailleurs, vous pouvez autoriser des tiers, un comptable ou un expert-comptable travaillant au sein d’un organisme externe à votre entreprise en cas de besoin.

La sécurité

De manière générale, on distingue deux sortes de solutions logicielles de facturation :

  • celles qui sont installées sur ordinateur qui sont également appelées « On premise » ;
  • celles qui sont hébergées dans le Cloud, c’est-à-dire les solutions en ligne.

Les solutions installées sur ordinateur exploitent essentiellement les données stockées sur un ordinateur donné. Dans ce cas, vous pouvez faire face à une perte de données si un dommage affecte l’ordinateur et notamment le disque dur. En optant pour une solution en ligne, les données utilisées sont stockées de manière redondante sur un serveur sécurisé, ce qui limite à minima les risques de perte.

De plus, contrairement à une solution installée sur ordinateur, les solutions en ligne vous exemptent de la corvée des mises à jour.

Les mêmes avantages qu’une solution de facturation électronique

Tout comme une solution de facturation électronique, une solution de facturation en ligne ouvre droit à de nombreux avantages à commencer par l’automatisation de certaines tâches dont notamment :

  • la numérotation en continu des factures ;
  • la conversion des factures en devis ;
  • le renseignement des coordonnées clients ;
  • la création d’un catalogue de produits et services.

La facturation en ligne : des solutions personnalisées

Selon, la solution logicielle de facturation en ligne choisie, vous pouvez bénéficier de plusieurs options intéressantes telles que :

Des modules de paiement en ligne

Cette option est intéressante si vous collaborez avec des professionnels passionnés par les nouvelles technologies. Et pour cause, elle permet de régler les factures de manière dématérialisée. Ce type de module offre un gain de temps considérable comparé à un paiement par chèque. Toutefois, il faut bien faire attention, car cette option est généralement payante.

Conversion automatique des paiements en devises étrangères

Vous échangez avec des personnes à l’étranger ? Certaines solutions vous permettent d’éditer des factures dans n’importe quelle devise sans vous soucier du taux de change. Des options intégrées permettent d’appliquer automatiquement le taux de change en vigueur au moment de l’encaissement de la facture. Le montant réellement encaissé peut varier selon les frais de change.

Envoi automatique de factures

Cette option s’adresse à vous si vous devez envoyer des factures de manière récurrente à un ou plusieurs clients. Elle permet de planifier et d’assurer l’envoi automatique de factures régulièrement à des personnes prédéfinies. Cette option vaut également pour les devis.

solution de facturation en ligne

Envoi de factures par courrier

Cette option est tout indiquée pour les auto-entrepreneurs et les personnes qui travaillent seules. Elle vous permet d’optimiser votre temps, car elle vous permet d’envoyer vos factures par courrier sans avoir à vous déplacer à la poste. Cependant, par égard pour l’environnement, il est conseillé de n’imprimer les factures que si c’est vraiment utile.

Envoi de relance

Cette option est pour vous si votre entreprise fait souvent face à de mauvais payeurs. Elle permet d’envoyer une relance via un service de facturation. Une relance envoyée depuis ce type de service peut mettre plus de pression à vos débiteurs qu’une relance envoyée depuis votre adresse mail professionnelle.

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